【2024年最新】勤怠管理システムおすすめ17選｜導入のメリットや選び方も徹底解説

勤怠管理システムの導入について

近年、働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の影響で、リモートワークやフレックスタイム制など多様な働き方が一般化しました。

それに伴い、従業員の勤怠状況を正確かつ効率的に管理するための「勤怠管理システム」の重要性がますます高まっています。特に、手作業での勤怠管理では、入力ミスや煩雑な業務負担が問題となりがちです。

一方、勤怠管理システムを導入することで、打刻データの自動集計やシフト管理の簡略化、さらには労働基準法に基づく法令遵守を容易に実現することができます。

しかし、市場には数多くの勤怠管理システムが存在しており、機能や価格、操作性などが大きく異なります。そのため、「どのシステムが自社に最適なのか？」と迷う企業担当者も少なくありません。

この記事では、2024年最新のおすすめ勤怠管理システム20選を徹底解説します。コストパフォーマンスや導入事例に基づき、それぞれの特徴やメリットをわかりやすくお伝えします。

また、選び方のポイントや導入の際に注意すべき点についても詳しく解説するので、初めて勤怠管理システムを導入する方でも安心です。

勤怠管理の効率化は、単なる業務改善にとどまらず、社員の満足度向上や企業全体の生産性向上にもつながる重要な施策です。本記事を参考に、自社にぴったりのシステムを見つけて、労務管理の課題を解消しましょう！

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムは、従業員の出退勤状況や労働時間を効率的かつ正確に管理できるツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。

その導入により得られるメリットは多岐にわたり、業務効率の向上や法令遵守の強化、データ活用による経営改善など、企業にとって非常に大きな効果をもたらします。ここでは、勤怠管理システムを導入する主なメリットについて詳しく解説します。

業務効率化

勤怠管理業務は、従業員の出退勤記録や残業時間の集計、休暇取得の管理など、企業の日常業務の中でも手間がかかる作業の一つです。

従来、紙のタイムカードやエクセルを使用して管理を行っていた場合、人事担当者や管理者には煩雑な手作業が求められ、多くの時間を費やしてきました。勤怠管理システムを導入することで、これらの作業が自動化され、業務効率が飛躍的に向上します。

例えば、勤怠管理システムは、従業員の出退勤データをリアルタイムで自動収集します。タイムカードを打刻する手間や、そのデータを手動で入力する必要がなくなるため、入力ミスや集計ミスを防ぐことができます。

また、月末になると、残業時間や休暇取得状況の集計作業が大幅に増えますが、勤怠管理システムではこれらのデータが自動的に計算され、人事担当者が手間をかけずに必要な情報を確認できるようになります。

さらに、システムによっては、打刻の忘れや不正な打刻を検出するアラート機能が搭載されています。これにより、出退勤記録の正確性を確保しつつ、管理者が確認作業にかかる時間を削減できます。

また、シフト管理機能を活用すれば、従業員ごとの勤務スケジュールを一括で管理でき、シフトの変更や調整がスムーズに行えます。これにより、特に多人数の従業員を抱える企業では、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

勤怠管理システムは、給与計算ソフトと連携することも可能です。従業員の勤怠データが自動的に給与計算に反映されるため、手動入力によるミスや二度手間を防ぐことができます。

法令遵守の強化

勤怠管理において法令を遵守することは、企業の社会的責任を果たす上で欠かせない要件です。

労働基準法や働き方改革関連法の改正により、企業は従業員の労働時間や休暇取得を適切に管理しなければならない義務を負っています。勤怠管理システムを導入することで、これらの法令遵守が容易になり、トラブルを未然に防ぐことが可能です。

例えば、労働基準法では、従業員の残業時間や休憩時間を適切に管理することが求められています。勤怠管理システムは、従業員ごとの労働時間をリアルタイムで記録し、時間外労働や休憩未取得の状況をアラートとして通知します。

これにより、管理者は問題が発生する前に対応策を講じることができます。また、時間外労働が一定時間を超える場合には自動的に警告を表示する機能があるため、長時間労働による法令違反を防ぐことができます。

有給休暇の取得状況も勤怠管理システムで一元管理が可能です。働き方改革関連法に基づき、企業は従業員に年5日の有給休暇を取得させることが義務付けられています。

システムでは、有給休暇の残日数や取得状況をリアルタイムで把握できるため、取得漏れを防ぎ、適切な有給休暇の付与を実現します。

さらに、法改正への対応も勤怠管理システムの強みです。労働法規が改正されるたびに手動で管理方法を見直すことは困難ですが、多くの勤怠管理システムは自動的に法改正に対応するアップデート機能を提供しています。

これにより、常に最新の法令に基づいた運用が可能となり、企業が抱えるリスクを大幅に低減できます。労働基準監督署の調査や監査が入った場合にも、勤怠管理システムで記録されたデータは正確性が高く信頼性があります。

紙ベースやエクセルでの管理と異なり、改ざんや記録漏れのリスクを回避できるため、企業としての法令遵守の証拠としても有効です。

データの一元管理と活用

勤怠管理システムを導入する最大のメリットの一つが、従業員の勤怠データを一元管理できることです。

従業員の出退勤時間、休暇取得状況、残業時間など、勤怠に関するあらゆるデータがデジタル化され、クラウドや専用サーバーに統合されます。これにより、企業全体の労務管理を効率化するとともに、データを活用した戦略的な意思決定が可能となります。

従来、紙のタイムカードやエクセル表で管理していた場合、データの分散や入力ミス、情報の抜け漏れが問題となりがちでした。しかし、勤怠管理システムでは、すべてのデータが一つのプラットフォーム上に集約され、リアルタイムでアクセス可能です。

これにより、手作業による入力ミスが排除されるため、信頼性の高い勤怠データが記録されます。特に、大企業や多拠点展開している企業では、従業員ごとに異なる勤怠状況を正確に把握するのは容易ではありませんが、勤怠管理システムなら正確かつ効率的に情報を管理できます。

また、管理者、人事担当者、経営層が同じデータをリアルタイムで閲覧できるため、意思決定が迅速に行えます。例えば、労働時間が過剰になっている部署があれば、すぐに調整を行うことでリスクを最小限に抑えることが可能です。

勤怠データを活用することで、日常的な労務管理だけでなく、経営改善や戦略的な施策の立案にも役立ちます。勤怠データを分析することで、各部署やチームの人員配置状況が明確になり、特定の部署で過剰な残業が発生している場合、その原因をデータから特定し、人員を増強したり業務量を再分配することで、負担の平準化が図れます。

また、業務の繁忙期や閑散期をデータで予測し、効率的なシフト計画を立てることが可能です。さらに、従業員の労働時間とアウトプットを比較分析することで、生産性を数値化し、このデータを活用して、生産性の高い業務プロセスを抽出し、全体の効率化を図る施策を立案できます。

従業員が適切な休暇を取得しているか、長時間労働が発生していないかをデータからチェックすることで、労働環境の改善につなげられます。特に、多様な働き方を取り入れる企業では、個別の勤務パターンを正確に把握することが重要です。

勤怠データを分析することで、リモートワークやフレックスタイム制の活用状況を把握し、従業員の満足度向上につながる施策を検討する材料となります。労務管理におけるリスクは、データを一元管理することで大幅に軽減できます。

勤怠データは、労働基準監督署の調査や労働トラブルの際に、企業の適切な労務管理を示す証拠として重要です。例えば、従業員から「残業代が支払われていない」との訴えがあった場合でも、勤怠管理システムで記録されたデータを基に事実を正確に証明できます。

また、残業時間の急激な増加や有給休暇の未消化率が高い場合など、勤怠データを活用してリスクの予兆を早期に把握できます。これにより、労務問題が表面化する前に対策を講じることが可能です。

勤怠管理システムでは、長期的にデータを蓄積することで、さらに深い分析が可能となります。過去数年間の勤怠データを比較することで、従業員の働き方や業務量の変化を把握できます。

このデータは、事業計画の策定や新規プロジェクトの人員配置計画にも活用できます。また、個人ごとの労働時間や業務量を分析し、適切な働き方やキャリアパスを提案する際の基礎データとしても活用可能です。従業員の満足度向上だけでなく、離職率の低下にも寄与します。

テレワークや多様な働き方への対応

近年、働き方改革の一環として、リモートワークやフレックスタイム制、副業解禁など、多様な働き方が一般的になっています。

しかし、これに伴い従業員の勤怠管理は複雑さを増し、従来の手法では対応しきれない場面が増えています。勤怠管理システムはこうした新しい働き方にも柔軟に対応できる強力なツールです。

例えば、テレワークの場合、従業員が自宅やコワーキングスペースなど多様な場所で働くことになります。このような環境では、従来のタイムカードや紙ベースの打刻では正確な勤怠管理が困難です。

一方、勤怠管理システムは、スマートフォンやパソコンを使った打刻機能、GPS位置情報による出退勤記録機能を備えており、従業員がどこからでも簡単に出勤や退勤を記録することができます。

また、フレックスタイム制や裁量労働制を導入している企業では、従業員ごとに異なる労働時間や勤務パターンを管理する必要があります。

勤怠管理システムでは、柔軟な勤務形態に対応するカスタマイズ機能があり、個別の労働契約に基づいた管理が可能です。たとえば、ある従業員がコアタイムを外して勤務している場合でも、その勤務状況をリアルタイムで確認し、労働時間を自動集計することができます。

さらに、多国籍な従業員や海外拠点を持つ企業では、時差や異なる法規制に対応する必要があります。一部の勤怠管理システムは、多言語対応や多国籍の労働法準拠機能を備えており、グローバルな運用を支援します。

コスト削減

勤怠管理システムの導入は、初期投資や月額料金がかかるため、一見するとコストが高いように思えるかもしれません。しかし、長期的に見れば、多くの場面でコスト削減効果を発揮します。

まず、手作業による勤怠管理にかかる人件費を削減できます。従来の方法では、従業員の打刻データを手作業で入力し、月末に集計や給与計算を行うため、多大な労力が必要でした。

勤怠管理システムを導入すれば、これらの作業がすべて自動化され、人事担当者や管理者の業務負担が軽減されます。結果として、他の重要な業務にリソースを割り振ることが可能になります。

次に、法令違反による罰則やトラブルに伴うコストを削減できます。例えば、労働基準法に基づく時間外労働の管理が不十分である場合、行政指導や罰則の対象となるリスクがあります。

また、残業代未払いによる従業員とのトラブルや訴訟に発展した場合、企業イメージの低下や多額の賠償金が発生する可能性があります。勤怠管理システムは、残業時間や休憩時間を正確に記録し、法令遵守をサポートすることで、これらのリスクを未然に防ぎます。

さらに、給与計算との連携による効率化も大きなメリットです。多くの勤怠管理システムは給与計算ソフトと連携でき、勤怠データを直接給与計算に反映させる機能を持っています。

この自動化により、入力ミスや二重チェックの必要性が減り、正確かつ迅速な給与処理が可能になります。これにより、給与計算業務の外部委託費用を削減できる場合もあります。

最後に、データのクラウド保存による管理コストの削減も挙げられます。クラウド型の勤怠管理システムでは、サーバーの設置や維持管理が不要で、ランニングコストを抑えることができます。

また、紙のタイムカードや手書きの勤怠簿を保管するスペースも必要なくなり、保管コストの削減にもつながります。勤怠管理システムは、短期的な投資以上に長期的なコスト削減効果を生む優れたツールです。

勤怠管理システムの正しい選び方

勤怠管理システムを導入する際には、自社の業務内容や従業員の働き方に合ったシステムを選ぶことが重要です。市場には多種多様な勤怠管理システムが存在し、それぞれ機能や価格、運用方法が異なります。

勤怠管理システムの選び方について、具体的なポイントを挙げながら解説します。

自社の規模やニーズを明確にする

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず自社の規模や業務内容を明確にすることが重要です。例えば、従業員が10人以下の小規模企業と、数千人規模の大企業では、必要となる機能や運用方法が大きく異なります。

小規模企業では、シンプルな操作性や低コストのシステムが求められる一方で、大企業では多拠点管理やカスタマイズ性が高いシステムが必要になる場合があります。

また、業種や働き方も選定のポイントです。製造業や小売業では、シフト管理や残業時間の正確な記録が重要視される一方、IT企業やクリエイティブ業界では、リモートワークやフレックスタイム制への柔軟な対応が求められることがあります。

自社の従業員がどのような働き方をしているのか、どの部分で勤怠管理の課題が発生しているのかを洗い出し、それに対応する機能を持つシステムを選ぶことが重要です。

必要な機能をリストアップする

勤怠管理システムには、多種多様な機能が搭載されていますが、すべての機能が自社に必要とは限りません。導入後に不要な機能が多すぎて使いこなせないという事態を避けるためにも、事前に必要な機能をリストアップしておくことが大切です。

基本的な機能としては、以下の項目が挙げられます。

これらの基本機能に加え、GPS打刻や多言語対応など、自社の特殊なニーズに合わせた機能が必要かどうかも検討しましょう。

コストパフォーマンスを重視する

勤怠管理システムの価格は、システムの規模や機能、提供形態（クラウド型やオンプレミス型）によって大きく異なります。導入前には、初期費用や月額料金、運用コストなどを総合的に比較することが重要です。

例えば、クラウド型システムは初期費用が低く、サーバーの維持管理が不要なため、小規模企業に向いています。一方で、オンプレミス型システムはカスタマイズ性が高く、大企業や独自の要件を持つ企業に適しています。

無料トライアルを提供しているシステムも多いので、実際に使い勝手や機能を確認してから導入を決定することをお勧めします。また、機能が多いシステムほどコストが高くなる傾向がありますが、必ずしも高価格のシステムが最適とは限りません。

自社に本当に必要な機能だけが含まれているコストパフォーマンスの高いシステムを選ぶことが、長期的なコスト削減につながります。

操作性とサポート体制を確認する

勤怠管理システムは、日常的に使用するツールであるため、操作性が高く、誰でも簡単に使えることが重要です。複雑な操作や多機能過ぎるシステムは、従業員や管理者にとってストレスとなり、逆に業務効率を低下させる可能性があります。

導入前には、実際の画面を確認したり、デモ版を試してみることで、使いやすさを確かめましょう。また、システムトラブルや操作方法に関する問い合わせに迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかどうかも重要です。

24時間対応のカスタマーサポートや、チャットボットを活用した問い合わせ機能があるシステムは安心して利用できます。

自社のニーズや規模に応じた勤怠管理システムを選ぶことは、業務効率化や法令遵守の強化に直結します。本記事で紹介した選び方のポイントを参考に、自社に最適なシステムを見つけて、労務管理をさらに効率的に進めましょう。

【2024年最新】おすすめ勤怠管理システム17選

勤怠管理システムは、企業の規模や業種によって求められる機能が異なります。おすすめ勤怠管理システム17選を、特徴や導入メリットとともに紹介します。

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勤怠管理システム導入の手順・流れ

勤怠管理システムの導入は、業務効率化や法令遵守の強化を実現するために非常に重要なプロセスです。しかし、導入の準備不足や選定ミスによって、思わぬトラブルが発生することもあります。

勤怠管理システムのの効果を最大限に引き出すためには、適切な手順を踏むことが重要です。勤怠管理システムをスムーズに導入するための手順を詳しく解説します。

現状の課題を洗い出す

まずは、自社の現状を把握し、勤怠管理における課題を洗い出すことから始めます。

例えば、紙やエクセルを用いた手作業が多い場合には、入力ミスや集計ミスが発生している可能性があります。また、残業時間の把握が不十分であったり、法令に基づく有給休暇の管理が適切に行われていない場合もあります。

さらに、リモートワークやフレックスタイム制を導入している企業では、多様な働き方に対応した管理方法が求められます。これらの課題を明確にすることで、導入するシステムに求める機能や仕様が具体的に見えてくるでしょう。

システムの選定と比較

課題が明確になったら、次に勤怠管理システムを選定します。

市場には多種多様なシステムが存在し、クラウド型、オンプレミス型など提供形態もさまざまです。

必要な機能を備えたシステムであるかどうか、初期費用や運用コストが予算に合致しているか、また、サポート体制が充実しているかなどを慎重に比較検討することが大切です。

特に、多くのシステムで提供されている無料トライアルやデモを活用し、実際の操作感や機能を確かめてから導入を決定すると、失敗を避けやすくなります。

導入計画の策定

システムが決定したら、導入計画を策定します。

この段階では、具体的なスケジュールを立てるとともに、担当者の役割分担を明確にします。

計画にはシステムの初期設定や既存データの移行、従業員への説明やトレーニングの実施などを盛り込みます。また、導入後に起こり得る問題や課題を事前に想定し、それに対する対策を準備しておくことも大切です。

システムの設定とカスタマイズ

次に、選定した勤怠管理システムを設定します。

このプロセスでは、勤務時間や休憩時間、シフトパターン、打刻方法などを自社のルールに合わせてカスタマイズします。

また、必要に応じて従業員ごとの勤務形態に応じた設定を行い、管理がより効率的に進むよう調整します。システムによっては高度なカスタマイズが可能な場合もあるため、自社の運用に最適な状態に仕上げることが求められます。

テスト運用の実施

本格運用に入る前に、テスト運用を行うことも重要なステップです。

短期間の試験的な運用を通じて、データが正確に記録されているか、設定に誤りがないかを確認します。

また、この段階で従業員からのフィードバックを収集し、必要に応じてシステムの設定を微調整します。このプロセスを経ることで、運用開始後のトラブルを最小限に抑えることができます。

従業員への説明とトレーニング

従業員がシステムを正しく使いこなせるようにするための説明会とトレーニングを行います。

新しい勤怠管理システムの使い方が従業員にとって難しい場合、運用効率が低下するだけでなく、不満や混乱の原因にもなります。

そのため、出退勤の記録方法や休暇申請の手順、トラブル発生時の対応策などをわかりやすく説明します。また、操作マニュアルを用意し、いつでも確認できる環境を整えるとスムーズです。

本格運用とフォローアップ

最後に、本格的な運用を開始します。

この段階では、システムの利用状況を定期的にモニタリングし、問題が発生した場合は迅速に対応します。

また、法令改正などが行われた際には、システム設定を見直し、必要なアップデートを適用することが求められます。本格運用後も、従業員や管理者からの意見を定期的に収集し、システムの運用方法を改善していくことで、長期的に効果を発揮する勤怠管理が実現します。

このような手順をしっかりと踏むことで、勤怠管理システムの導入を成功させ、業務効率化や労務管理の最適化を実現することができます。計画的に進めることが、システム導入の成功への近道です。

勤怠管理システムを活用する際の注意点

勤怠管理システムは、労務管理を効率化し、法令遵守をサポートする非常に便利なツールですが、その効果を最大限に引き出すためには、導入後の活用方法にも注意が必要です。

適切に活用しないと、システムの持つメリットを十分に享受できないばかりか、かえって管理が複雑化したり、トラブルの原因となることもあります。勤怠管理システムを活用する際に注意すべきポイントを詳しく解説します。

正確なデータ入力を徹底する

勤怠管理システムは、従業員の出退勤や労働時間を自動的に記録・集計することができますが、その基本となるデータが正確でなければ、システムの信頼性は大きく損なわれます。

例えば、従業員が打刻を忘れる、あるいは不正確なデータを入力する場合、実際の労働時間と記録が一致しなくなり、給与計算や残業時間の管理に支障をきたす恐れがあります。

これを防ぐためには、従業員に正確な打刻の重要性を周知することが重要です。また、システムに打刻忘れを通知するアラート機能や、定期的にデータをチェックするプロセスを組み込むことで、正確な記録を維持する工夫が必要です。

システム依存に注意する

勤怠管理システムは便利なツールですが、すべてをシステム任せにしてしまうと、思わぬリスクを招くことがあります。例えば、システムの不具合やサーバーダウンが発生した場合、出退勤データが記録できなくなる可能性があります。

また、法令改正や企業のルール変更に対応できていない設定のまま運用を続けると、労働基準法などの法令違反につながることもあります。

こうしたリスクを軽減するためには、バックアップ体制を整えておくことが大切です。クラウド型システムの場合、データが自動的にバックアップされることが一般的ですが、必要に応じて定期的にデータをローカルに保存することも検討しましょう。

また、システムのアップデート情報や法令改正への対応状況を随時確認し、必要に応じて設定を見直すことが重要です。

従業員の操作負担を軽減する

勤怠管理システムを導入しても、従業員が操作方法を理解できず、システムを正しく活用できない場合は、その効果が半減します。

特に、従業員が多岐にわたる勤務形態で働いている場合、システムの操作が複雑になりがちです。その結果、従業員がシステムを利用するのを敬遠したり、不満が生じる可能性があります。

これを防ぐためには、従業員が直感的に操作できるシンプルなUIを備えたシステムを選ぶことが重要です。

また、システム導入時には、操作マニュアルの配布やトレーニングセッションを実施し、従業員がスムーズにシステムを使いこなせるようサポートすることが必要です。

プライバシーとセキュリティへの配慮

勤怠管理システムには、従業員の個人情報や労働時間データなど、機密性の高い情報が多く含まれています。

そのため、セキュリティ対策が不十分な場合、不正アクセスやデータ流出のリスクが高まります。特にクラウド型システムでは、データが外部サーバーに保存されるため、セキュリティ対策の徹底が不可欠です。

セキュリティ対策としては、システムにアクセスする際のパスワード管理を厳格に行うことが挙げられます。

また、多要素認証を導入することで、不正アクセスを防ぐ効果が期待できます。さらに、システム提供会社がどのようなセキュリティ体制を整えているかを事前に確認し、信頼できるサービスを選ぶことも重要です。

導入後の継続的な運用管理

勤怠管理システムは導入して終わりではなく、運用開始後の管理体制がその効果を左右します。

例えば、システムの利用状況を定期的にモニタリングし、問題が発生していないかを確認することが求められます。また、従業員や管理者からのフィードバックを収集し、システムの設定や運用方法を適宜改善することも重要です。

さらに、法令改正や労働環境の変化に対応するためには、システムの設定を定期的に見直し、必要なアップデートを適用することが欠かせません。システム提供会社のサポートを積極的に活用し、最新の法規制に準拠した運用を維持する努力が求められます。

勤怠管理システムを活用する際には、正確なデータ管理、リスクへの備え、従業員の利便性向上、セキュリティ対策、運用管理の5つのポイントを押さえることが大切です。

これらの注意点を意識することで、システムの効果を最大限に引き出し、労務管理をさらに効率的で安心できるものにすることができるでしょう。

まとめ｜勤怠管理システムは企業にとって欠かせないツール

勤怠管理システムは、現代の多様化する働き方に対応するために、企業にとって欠かせないツールとなっています。

従業員の出退勤管理や残業時間の把握、有給休暇の取得状況の記録を効率化することで、業務負担を軽減し、法令遵守を強化できる点がその最大のメリットです。しかし、導入の際には、自社の規模やニーズに合ったシステムを選定し、適切に運用するための準備を整えることが重要です。

本記事では、勤怠管理システムのメリットや選び方、導入の手順、活用時の注意点について詳しく解説しました。それぞれのシステムが持つ特徴を理解し、自社の課題を解決できる最適なツールを見つけることが、労務管理の効率化を実現する第一歩となります。

勤怠管理システムを導入することで得られる効果は、業務の効率化だけにとどまりません。正確なデータ管理を通じて労務リスクを低減し、従業員の働きやすい環境を整備することで、企業全体の生産性向上や従業員満足度の向上につなげることができます。

また、クラウド型システムや多機能なシステムを活用すれば、テレワークやフレックスタイム制など、近年注目される柔軟な働き方にも対応可能です。

勤怠管理システムの選定や導入を検討する際は、本記事で紹介したポイントを参考に、慎重に計画を進めてください。また、無料トライアルやデモ版を積極的に活用し、実際の操作性や機能を確かめることも成功への近道です。

さらに、導入後の運用体制を整備し、従業員のフィードバックを取り入れながらシステムの活用方法を改善することで、長期的に高い効果を得ることができます。

今後も働き方改革や法令改正に伴い、勤怠管理システムの重要性はますます高まっていくでしょう。企業として競争力を維持し、従業員が安心して働ける環境を提供するためにも、最適なシステムの導入を進めてみてはいかがでしょうか。