転職エージェントからのメールは返信するべき？ケース別に例文も紹介！

転職エージェントを利用しているとメールに返信が必要なのかな、メールを返信するときに失礼がないようにしたい。例文があると助かるのに…と思っている方も多いと思います。

中にはどうして転職エージェントからの返信が遅いんだろう、と不安に感じている方もいるでしょう。

今回は、そんな悩みを抱える方に向けて、転職エージェントへの返信が必要なのかどうか、返信が遅い理由などを解説していきます。

シーン別にメールの例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！

転職エージェントにメールの返信は必要！

転職エージェントのキャリアアドバイザーへのメールの返信は、基本的に「返信不要」以外は全て返すのが望ましいです。

日時や場所に関する確認メールや、面接に関するメールなどは全て返信するようにしましょう。スムーズにやり取りを続けるためにも、「返信不要」と記載がない限りは、しっかり送るのがベストだと言えますね。

メールの返信はできるだけ早めに

メールの返信はできるだけ早めに送るのが基本です。遅くても24時間以内に返すのが良いです。

在職中の場合は業務がありますので、どうしても遅くなってしまうこともありますよね。ですが、早めに返信をすることで信用にもつながります。

どうしても返信が厳しい場合には、取り急ぎ「改めて●日にご連絡いたします」と送るのが良いでしょう。何もしないままでは、キャリアアドバイザー側が「メールが届いていないのでは？」と心配してしまいます。

転職エージェントからの返信が遅い理由

転職エージェントのキャリアアドバイザーから返信が遅い理由は、「キャリアアドバイザー側に原因がある場合」と「求職者側に原因がある場合」の2つがあります。 では、具体的にどのような理由で、キャリアアドバイザーからの返信が遅くなっているのか、見ていきましょう。

◆キャリアアドバイザー側が原因の場合

キャリアアドバイザー側が原因の場合、理由としては、「紹介できる案件が少ない」「担当者が忙しい」「担当者が退職した」の3つがあります。

まず、求職者に紹介できる案件が少ない場合、条件や経歴に見合う求人がなければ、そのまま放置されてしまうことがあります。

現在、多くの求職者が転職エージェントを利用して転職活動を行なっています。そのため、担当キャリアアドバイザーが多くの求職者を抱えて忙しく、返信が遅れてしまっている可能性もあります。

大手の転職エージェントの場合は、担当者が異動や退職することがよくあります。退職した際に引き継ぎがきちんとできておらず、結果的に放置されてしまうケースもありますね。

◆求職者側が原因の場合

求職者側が原因の場合、理由としては、「ドタキャンをしてくる」「履歴書・自己PRシートの提出率が遅い・ない」「返信・返電が遅すぎる」の3つです。

ドタキャンをしてしまえば、キャリアアドバイザーのスケジュールだけでなく、企業先にも迷惑がかかります。その結果、要注意人物と見なされてしまいます。

履歴書や自己PRシートの提出が遅かったり、提出しなかったりするのは、やる気を感じないと捉えられてしまいます。転職エージェントのキャリアアドバイザーは多くの求職者を抱えているので、やる気が感じられないと後回しにされてしまいがちです。

また、返信・返電が遅すぎるのも、スピード感が失われるため、後回しにされてしまう可能性が高まります。

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【シーン別】メールの例文

転職エージェントのキャリアアドバイザーとメールのやり取りをする時、できるだけ失礼がないようにしたいと思うものですよね。

そこでこの記事を読んでいる方が悩まないように、シーン別にメールの例文をご紹介していきます。

募集案件への返信

募集案件への返信をする場合には、簡潔に希望を伝えるようにしましょう。この時に注意したいのは、件名はそのまま残すことと、キャリアアドバイザーからのメール内容を消さないようにすることです。

面接日の確認メールへの返信

面接日の確認メールの場合は、きちんとお礼を入れることとを忘れないようにしましょう。

面接日程が合わない場合

面接日程が合わない場合は、自分が面談できる日程をできるだけ多く提案するようにしましょう。また、日程調整をしてもらった際には、きちんと申し訳なく思っている旨を伝えることも忘れずに。

辞退のメールを入れる場合

辞退のメールを送る場合は、辞退する理由を明確に伝えるのがポイントです。また、メール後に電話が来る可能性があるので、きちんと話せるようにしておく必要があります。

お礼メールはどうするべきなのか

転職エージェントへのお礼メールは、企業へのお礼と同様しっかりと送る必要があります。

ただ、どのタイミングでお礼メールを送れば良いのか、そこが悩みどころですよね。送るタイミングとしては「初回面談をした後」「面接に落ちてしまった後」「入社が決まった時」の3つです。

なぜ、このタイミングで送るのが良いのかという理由だけではなく、例文も一緒にご紹介していきます。ぜひ、参考にしてみてくださいね。

初回面談をした後

お礼メールを送るタイミングとして、最もベストなタイミングは初回面談をした後です。なぜなら「この人をサポートしよう！」と担当者のモチベーションを上げられるからです。

マメに連絡をくれる人だから、大事な企業を紹介してもうまくやってくれるかもしれない、と安心感を抱き、良い求人を紹介してもらえることにもつながります。

最終面接に落ちてしまった後

最終面接で落ちてしまった時、落ち込んでしまうのはあなただけではなく担当者も同様です。

キャリアアドバイザーのモチベーションも同じく下がってしまっているはずなので、このタイミングでメールを送るのが良いです。

次の案件を紹介してもらえるように、前向きな気持ちをしっかりと伝えて、フォローするのが望ましいですね。

入社が決まった時

入社が決まった時も、お礼メールを送りましょう。入社するまでには担当者にたくさんフォローしてもらっていますから、感謝の気持ちをしっかりと伝えるのが大事です。

例えば、何かの事情があって短期間で転職をすることになってしまった時でも、また親身にサポートしてもらえる可能性があります。

転職エージェントの対応が不満・不安という方は…

転職活動は、今後の自分のキャリアを左右するとても大事なことだと思います。

そんな中で、転職エージェントからの返信が遅かったり、キャリアアドバイザーとあまり馬が合わない、十分に話を聞いてもらえない、といったことがあると「この人に任せて、本当に自分の転職活動は上手くいくのかな？」と不安になったりしますよね。

大手エージェントの場合にそういった傾向が強いですが、キャリアアドバイザー１人あたりが担当する転職者の数が多すぎて、サポートがどうしても手薄になってしまったり、高い目標数値を達成するために、内定が出やすい転職者のサポートを優先するといった事情があるのも事実です。

もし、今サポートをお願いしている転職エージェントに不満や不安がある、という方は、別の転職エージェントを利用してみるのも一つの手です。

手前味噌ですが、弊社も転職エージェントとして、多くの方の転職サポートをしています。

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