転職エージェントからのメールは返信が必要?ケース別に例文も紹介!

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転職エージェントからのメールは返信するべき?ケース別に例文も紹介!

    転職エージェントにメールの返信が必要な理由や遅い理由をはじめ、シーン別に合わせた返信の例文も合わせてご紹介します。

    また、お礼メールもポイントと合わせて解説していますので、ぜひ参考にしてみてくださいね!

この記事を書いた人
末永

末永 雄大

新卒でリクルートキャリアに入社。数百を超える企業の中途採用支援を経験。
2012年アクシス(株)設立、代表取締役兼転職エージェントとして年間数百人以上のキャリア相談に乗る。
Youtubeの総再生数は670万回以上、Yahooニュース・東洋経済オンラインでも情報発信。著書「成功する転職面接」「キャリアロジック」
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転職エージェントにメールの返信は必要

転職者:転職エージェントにメールの返信って必要ですか?

転職エージェント末永 末永

転職エージェントへのメールの返信は、返信不要と記載されているもの以外はすべて返すのが望ましいです。

なぜなら、無視してしまうとメールがきちんと届いていないのではないかと不安にさせてしまうからなんですね。他にも今後の企業の紹介やサポートをどうすれば良いのか困ってしまうことも挙げられます。

スムーズにやりとりを続けるためにも無視はせずに、日時や場所に関する確認メールや面接に関するメールなどはすべて返信するのがベストだと言えますね。

メールの返信はできるだけ早めに

転職者:メールの返信はいつでも良いですか?

転職エージェント末永 末永

メールの返信は無視せずにできるだけ早めに送るのが基本です。


在職中の場合は業務があるためどうしても返信が遅くなってしまうと思いますが、遅くても24時間以内に返事をするようにしましょう。

なぜなら、24時間以内にメールの返信をすることはビジネスマナーだからです。できるだけ早めに返信をすることで信用に繋がりますし、キャリアアドバイザーに与える印象も大きく変わります。

転職エージェント末永 末永

どうしても返信するのが厳しい場合は、取り急ぎ「改めて●日にご連絡いたします」と送るのがベストですよ。


何もしないままでは無視した形になり、キャリアアドバイザー側が「メールが届いていないのでは?」と心配してしまうので、取り急ぎ送りましょう。

転職エージェントからの返信が遅い理由

転職エージェントのキャリアアドバイザーからメールの返信が遅く、不安を抱く人も多いと思います。

キャリアアドバイザーからメールの返信が遅い理由は、主に以下の2つが原因として挙げられます。

具体的にどのような理由で、キャリアアドバイザーからのメール返信が遅くなってしまうのか、次で詳しくお伝えしていきますね。

キャリアアドバイザー側が原因の場合

1つ目はキャリアアドバイザー側が原因の場合です。メール返信がこない理由は以下に挙げた3つが考えられます。

  • 紹介できる案件が少ない
  • 担当者が忙しい
  • 担当者が退職した

求職者の条件や経歴に見合う求人がない場合、そのまま放置されてしまうケースがあります。中には「ご希望に添うことができない」と返信がくることもありますね。

また、担当キャリアアドバイザーが多くの求職者を抱えているため、メールの返信が遅れてしまう可能性も考えられます。というのも、現在多くの求職者が転職エージェントを利用して転職活動をおこなっているからなんです。

さらに大手転職エージェントの場合は、担当者が異動もしくは退職することもよくあります。そのため、退職した際の引き継ぎがきちんとできておらず、結果的に放置されてしまうというケースも少なくありません。

だからこそ、利用する転職エージェントは求職者側もきちんと見極めなければなりません。

転職エージェント末永 末永

今利用している転職エージェントに不安がある人は、ぜひ弊社のすべらないキャリアエージェントを検討してみてください。


独自の想定問題集を使った選考対策をおこなって内定率を高め、求職者ひとりひとりに向き合うことを強みとしています。

転職エージェントからメールがこない人へ

求職者側が原因の場合

2つ目は求職者側が原因の場合です。転職エージェントからメール返信がこない理由は以下の3つが挙げられます。

  • ドタキャンをしている
  • 履歴書や自己PRシートの提出が遅い・ない
  • 返信・返電が遅すぎる

ドタキャンしてしまうとキャリアアドバイザーのスケジュールだけではなく、企業先にも迷惑がかかります。その結果、要注意人物とみなされてしまいます。

他にも履歴書や自己PRシートの提出が遅かったり提出しなかったりすると、やる気が感じられないと捉えられてしまいます。

また、返信や返電が遅過ぎるのもスピード感が失われるため、後回しにされてしまう可能性が高まりますね。

転職エージェント末永 末永

転職エージェントのキャリアアドバイザーは多くの求職者を抱えているので、転職意欲をしっかり伝えられるようにしましょう!

【シーン別】転職エージェントへの返信メールの例文

転職エージェントの担当キャリアアドバイザーとメールのやり取りをする際に、できるだけ失礼のないようにしたいですよね。

そこでメールの返信に悩まないように、シーン別にメールの例文を下記にまとめてみました。メールの書き方が分からない人は参考にしてみてください。

上記に挙げたメールの例文を次でそれぞれ詳しくご紹介していきますね。

募集案件への返信

募集案件への返信をする場合ですが、その際には「紹介された案件に応募する場合」と「紹介された案件を断る場合」の2通りありますよね。

そこで、2通りのメール例文を以下でご紹介しますので、ぜひ参考にした上で自分の言葉に置き換えてみてください。

紹介された案件に応募するメール例文

件名:Re:


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


いつもお世話になっております。

【自分の名前】でございます。


先日ご紹介いただきました【企業名】に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。

応募させていただく際にこちらで何か準備・対応が必要なことはございますでしょうか。


何卒よろしくお願いいたします。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

上記のメール例文でのポイントは、簡潔に希望を伝えるようにすることです。注意したいのは、件名を消さず残しておくことと、キャリアアドバイザーからのメール内容を消さないことですね。

では、次に紹介された案件を断る場合のメール例文をご紹介します。

紹介された案件を断るメール例文

件名:Re:


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


いつもお世話になっております。

【自分の名前】でございます。


先日は求人案件をご紹介いただき、ありがとうございます。

ご紹介いただきました【企業名】の業務内容を拝見し検討したのですが、●●●の部分が希望に沿わず、今回は応募を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。


ご紹介していただいたのに大変申し訳ございません。

お手数おかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

転職エージェント末永 末永

紹介された案件が希望に沿わない場合は、返信しなくても大丈夫です。というのも、転職エージェントに登録をすると数多くの求人案件が届き、その度に断るのも大変だからです。


ただ、しっかりと返信しておきたいという人は上記の例文を参考にしてみてくださいね!

面接日の確認メールへの返信

面接日の確認メールですが、ポイントになるのはきちんと日程を入れることと、お礼をしっかり伝えることです。

そこで、面接日の確認メール例文を以下でご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

面接日の確認メール例文

件名:Re:


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


いつもお世話になっております。

【自分の名前】でございます。


面接日程について、ご連絡いただきありがとうございます。

【企業名】の面接日程を確認いたしました。

いただきました内容通り、●年●月●日(●曜日)●時の面接に参加させていただきたく存じます。


【担当者の名前】さまからいただいた面接時のアドバイスをしっかり理解して、臨みたいと思います。


また何かございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

転職エージェント末永 末永

最後に「【担当者の名前】さまからいただいた面接時のアドバイスをしっかり理解して〜」という文章を入れ、感謝の気持ちを伝えましょう。


そうすることで「礼儀正しさ」をアピールすることができますよ。

面接日程が合わない場合

提案された面接日程では合わないこともありますよね。そんなときにどのような内容を返信するべきか悩んでしまう人もいるでしょう。

そこで、面接日程が合わない場合のメール例文を以下でご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

面接日程が合わない場合のメール例文

件名:Re:


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


いつもお世話になっております。

【自分の名前】でございます。


面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、業務が立て込んでおりメールでいただいた日程に【企業名】へお伺いすることが難しくなってしまいました。

お忙しい中、日程調整をしていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。


私の都合で大変恐縮ではございますが、もし可能でしたら以下の日程で面接日を再調整していただけませんでしょうか。


<希望日時>

・●月●日(●曜日) ●時〜●時

・●月●日(●曜日) ●時〜●時

・●月●日(●曜日) 終日空いております


お忙しい中、大変ご迷惑・お手数おかけいたしますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

転職エージェント末永 末永

面接日程が合わないときは、自分が面接可能な日程をできるだけ多く提案するのがポイントですね。


また、日程調整してもらった際には、きちんと申し訳なく思っている旨と感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

採用辞退のメールを入れる場合

採用辞退のメールを返信するのは気が引けてしまいますよね。ですが、きちんと断りを入れなければなりません。

そこで、採用辞退のメール例文を以下でご紹介しますので、ぜひ参考にして考えてみてくださいね。

採用辞退のメール例文

件名:Re:


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


いつもお世話になっております。

【自分の名前】でございます。


大変恐縮ではございますが、【企業名】の内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。


内定をいただいたことをきっかけに今後のキャリアプランを今一度よく考えた結果、【企業名】は私が会社選びにおいて重要視する●●、●●、●●に当てはまっていないと考えました。


転職に向けて【担当者の名前】さまにサポートをしていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。

また、内定を出していただいた【企業名】の皆さまに対しましても、ご期待に沿えず心苦しく思っております。


大変恐縮ではございますが、【企業名】のご担当者様へ内定辞退の旨とお詫びをお伝えいただけますでしょうか。


この度は【担当者の名前】さまにご尽力いただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

転職エージェント末永 末永

ここで重要なのは採用辞退する理由を明確に伝えることです。また、メール返信後に電話がかかってくる可能性もあるので、きちんと話せるようにしておくのも大切ですね。


転職エージェント経由で企業先へ連絡をする流れになるため、独断で企業先に連絡を入れるのは避けましょう!

転職エージェントの利用を断る場合

転職エージェントを利用したのは良いものの、やっぱり利用するのをやめたいと考える人もいると思います。

そこで、今回は転職活動を休止して転職エージェントの利用を断るメール例文を以下でご紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

転職エージェントの利用を断るメール例文

件名:退会手続きのお願い【自分の名前】


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


いつもお世話になっております。

【自分の名前】でございます。


大変申し訳ございませんが、転職活動を休止させていただきたく退会のご連絡差し上げました。


【担当者の名前】さまには、魅力的な求人を紹介していただいたり転職活動の支援をしていただいたり、大変感謝しております。

また、大変お世話になったにもかかわらず、転職活動を休止することを心苦しく感じております。


もしまた転職活動を再開する際には、ぜひ【担当者の名前】さまに転職サポートをお願いできましたら幸いでございます。


末筆ながら【担当者の名前】さまの今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

転職エージェント末永 末永

退会する際にはその理由を簡潔に記入しましょう。転職活動を支援してもらったことに対するお礼の気持ちも、忘れずにしっかり伝えるのがベストですね。


とくに応募後に退会する場合は、応募先にも迷惑がかかるため、できるだけ早く対応して選考中止してもらいましょう!

転職エージェントへのお礼メールはどうするべきなのか

転職エージェントへのお礼メールですが、企業へのお礼と同様しっかりと送る必要があります。ただ、どのタイミングでお礼メールを送れば良いのか悩みどころですよね。

転職エージェントへお礼メールを送信するのなら、以下に挙げた3つのタイミングのどこかにすると良いでしょう。

なぜ上記のタイミングで送るのが良い理由だけではなく、お礼メールの例文と一緒にご紹介していきます。お礼メールの書き方が分からない人は参考にしてみてください。

初回面談をした後

転職者:転職エージェントにお礼メールを送るベストなタイミングはいつですか?

転職エージェント末永 末永

お礼メールを送るタイミングとして、もっともベストなタイミングは初回面談をした後です。


なぜなら「この人をサポートしよう!」と担当してくれるキャリアアドバイザーのモチベーションを上げられるからなんですよ。

マメに連絡をしてくれる人だから、大事な企業を紹介しても上手くやってくれるかもしれない、という安心感を与えられます。その結果、良い求人を紹介してもらえることにも繋がります。

では、初回面談をした後に送るお礼メールの例文をご紹介しますね。

初回面談をした後のお礼メール例文

件名:面談のお礼【自分の名前】


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


お世話になっております。

本日面談に伺いました【自分の名前】でございます。


本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いて面談をしていただき、誠にありがとうございました。


【担当者の名前】さまとの面談を通し、転職するにあたり自分が抱いていた不安な点を1つ1つ解消できました。今後の転職活動に役立つアドバイスやご指摘、様々な求人をご紹介いただき、重ねて御礼申し上げます。


本日課題としていただきました「志望動機」と「自己PRのツメが甘いこと」について、改めて自分なりに見つめ直ししっかりと考えて、来週までにご連絡いたします。


初めての転職活動でご迷惑をおかけしてしまう点も多々あるかと思いますが、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

転職エージェント末永 末永

お礼のメールを送ることで転職する意欲をアピールでき、また礼儀正しい人物だという印象を与えることができます。


意欲があると思ってもらえることで、キャリアアドバイザーも安心して企業に紹介することができます。

最終面接に落ちてしまった後

転職者:最終面接に落ちてしまった後もお礼メールを送るべきなのでしょうか?

転職エージェント末永 末永

最終面接で落ちてしまったときに落ち込んでしまうのは、あなただけではなく担当のキャリアアドバイザーも同じなんです。


キャリアアドバイザーのモチベーションも下がってしまっているはずなので、このタイミングでお礼メールを送るのも良いですね。

では、最終面接に落ちてしまった後に送るお礼メールの例文をご紹介しますね。

最終面接に落ちてしまった後のお礼メール例文

件名:最終面接の結果について【自分の名前】


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


お世話になっております。

【自分の名前】でございます。


【企業名】の最終面接の結果をご連絡いただきありがとうございます。


せっかく素晴らしい企業をご紹介していただき、【担当者の名前】さまに面接対策の時間を設けていただいたにもかかわらず、最終面接に落ちてしまい大変申し訳ございません。


【担当者の名前】さまに書類選考や面接対策をしていただき、これなら大丈夫だと思っておりましたので、大変悔しく思っております。


別途ご紹介いただきました【企業名】ですが、今までいただいたアドバイスを今一度見直し、万全な対策で挑もうと考えております。


ご多忙の中大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

転職エージェント末永 末永

次の案件を紹介してもらえるように、前向きな姿勢や気持ちをしっかりと伝えるようにするのがベストですよ。

入社が決まったとき

転職者:入社が決まったときは改めてお礼メールを送ったほうが良いのですか?

転職エージェント末永 末永

入社が決まったときもお礼メールをきちんと送りましょう。というのも、入社するまでにはキャリアアドバイザーにたくさんフォローしてもらっているからです。


感謝の気持ちをしっかりと伝えるためにも、入社が決まった際にはお礼メールを送るようにしてくださいね。

お礼メールを送っておくことで、何かの事情があって短期間で転職をすることになってしまった場合でも、また親身にサポートしてもらえる可能性があります。

では、入社が決まったときに送るお礼メールの例文をご紹介しますね。

入社が決まったときのお礼メール例文

件名:入社にあたってのお礼【自分の名前】


株式会社●●【転職エージェント名】

【担当者の名前】さま


お世話になっております。

【自分の名前】でございます。


【担当者の名前】さまにご紹介いただいた【企業名】へ無事入社いたしました。 まだ慣れないこともありますが、新たな環境で努力し、意欲的に業務に取り組んでおります。


【担当者の名前】さまのご尽力により、希望条件にとても近い企業から内定をいただけましたこと、心より感謝申し上げます。


もし、今後のキャリアについて改めて見つけ直す機会がございましたら、ぜひまた【担当者の名前】さまにご相談させていただけましたら幸いです。


今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。


---------------

自分の名前

住所

電話番号

メールアドレス

---------------

転職エージェント末永 末永

感謝の気持ちはできるだけ簡潔にまとめて伝えるようにするのが望ましいですね。というのも、キャリアアドバイザーは他の求職者も担当していて、負担になってしまう可能性があるからなんです。


また、今後何か気になることを相談させてもらえるように、例文のような文章をお礼メールに入れておくと良いでしょう。

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転職エージェント末永 末永

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