転職の必要書類一覧｜退職時にもらう書類と転職先への提出書類を解説

転職で必要な書類の全体像【チェックリスト】

転職で必要な書類は、大きく3つに分類できます。「退職時に会社から受け取る書類」「退職時に会社へ返却するもの」「転職先に提出する書類」の3つです。

まずは全体像をチェックリストで確認し、自分がどの段階にいるか把握しておきましょう。

退職時に会社から受け取る書類一覧

退職時に会社から必ず受け取るべき書類は以下の通りです。

これらの書類は転職先への入社手続きや社会保険の引き継ぎに使うため、退職日までに確実に受け取りましょう。

退職時に会社へ返却するもの一覧

退職時には、会社から貸与されていたものを返却する必要があります。

返却漏れがあると、退職後に会社から連絡が来て手間が増えます。退職日の前日までにリストを作り、漏れなく準備しておくのがおすすめです。

転職先に提出する書類一覧

転職先の入社手続きで提出を求められる主な書類です。

退職時に会社から受け取る書類の詳細

退職時に会社から受け取る書類は、転職先での社会保険や税金の手続きに必要なものばかりです。それぞれの書類の役割と受け取り方を確認しておきましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類です。転職先で雇用保険に再加入するときに必要になります。

この書類は入社時に会社へ預けるケースが多いため、手元にない人もいるかもしれません。退職時に人事担当から返却してもらうようにしましょう。

もし紛失してしまった場合でも、最寄りのハローワークで再発行できます。本人確認書類と前職の会社名・住所がわかれば、即日で発行してもらえることが多いです。

源泉徴収票

源泉徴収票は、その年に会社から支払われた給与の総額や天引きされた税金の額が記載された書類です。転職先での年末調整に使います。

退職後、1ヶ月前後で前職から郵送されるのが一般的です。転職先には入社後に提出すれば問題ありません。

ただし、退職日と入社日の間が空く場合は、住所変更があると届かないこともあります。転居を伴う転職では、前職の人事部に転送先の住所を伝えておくと安心です。

年内に転職しなかった場合は、自分で確定申告が必要になります。この場合も源泉徴収票が必要なので、大切に保管しておいてください。

年金手帳(基礎年金番号通知書)

年金手帳は厚生年金の引き継ぎに必要な書類です。2022年4月以降は年金手帳の新規発行が廃止され、代わりに「基礎年金番号通知書」が交付されるようになりました。

すでに年金手帳を持っている人はそのまま使えます。会社に預けている場合は、退職時に返却してもらいましょう。

紛失した場合は、年金事務所または市区町村の窓口で基礎年金番号通知書を再発行できます。顔写真付きの本人確認書類を持参すれば、比較的スムーズに手続きできます。

離職票

離職票は、失業保険(雇用保険の基本手当)を受給するために必要な書類です。退職後にハローワークで求職の申し込みをする際に使います。

転職先がすでに決まっている場合、基本的に離職票は不要です。ただし、転職先に入社するまでの期間が長い場合や、万が一入社前に内定が取り消された場合のことを考えると、念のため発行を依頼しておくのが安心です。

離職票は退職後10日前後で前職から届くことが多いです。届かない場合は、前職の人事部に確認するか、ハローワークに相談すると対応してもらえます。

失業保険の受給手続きについて詳しく知りたい人は、以下の記事も参考にしてください。

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失業保険を受給する流れは？手続き方法や条件をわかりやすく解説

退職証明書・健康保険資格喪失証明書

退職証明書は、退職した事実を証明する書類です。転職先から提出を求められることがあるほか、社会保険の手続きで使う場合もあります。

会社には発行の義務がある(労働基準法第22条)ため、必要であれば遠慮なく依頼しましょう。

健康保険資格喪失証明書は、退職後に国民健康保険へ切り替える場合に必要です。退職から転職先の入社まで期間が空く場合は、市区町村の窓口で国保の加入手続きが必要になります。

手続きの期限は原則14日以内なので、退職日の前後に受け取っておくのが理想です。

退職時に会社へ返却するもの

退職時には、会社から受け取る書類だけでなく、返却するものもあります。返却漏れがあると退職後に連絡が来ることになるため、事前にリスト化しておくのが安心です。

健康保険証・社員証・名刺

健康保険証は、退職日の翌日から使えなくなります。退職日に人事担当または総務担当へ返却するのが一般的です。扶養家族の保険証も忘れず返却しましょう。

社員証や入館カードは、セキュリティに直結するものなので、退職日に確実に返却する必要があります。

名刺については、自分の名刺だけでなく、取引先から受け取った名刺の返却を求められることもあります。会社によって対応が異なるため、退職前に確認しておくのがおすすめです。

業務資料・データ・備品

業務で使用していたパソコン、携帯電話、制服などの備品はすべて返却対象です。特にパソコンやUSBメモリには業務データが入っているため、返却前にデータの取り扱いを確認しておきましょう。

業務資料やマニュアルも、機密情報を含むものは返却が必要です。自分用にコピーを取ることは情報漏洩にあたる可能性があるため、避けてください。

後任への引き継ぎ資料は別途用意するのがマナーです。退職の2〜3週間前から引き継ぎ資料を作成し、後任者が困らないようにしておくと円満退職につながります。

退職の切り出し方や円満退職のコツについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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転職先に提出する書類の詳細

転職先の入社手続きでは、社会保険や税金に関する書類を中心に複数の書類を提出します。入社日の1〜2週間前には準備を済ませておくのが理想です。

扶養控除等(異動)申告書

扶養控除等(異動)申告書は、所得税の計算に必要な書類で、転職先での入社手続きでほぼ必ず求められます。

用紙は転職先から渡されるため、自分で用意する必要はありません。扶養している家族がいなくても提出は必須です。

提出しないと、給与から天引きされる所得税が「乙欄」という高い税率で計算されてしまいます。

記入内容は氏名・住所・生年月日・扶養家族の情報です。難しい項目はないので、受け取ったらすぐに記入して提出しましょう。

マイナンバー

マイナンバー(個人番号)は、社会保険や税務関連の手続きで必要になります。マイナンバーカードを持っている人はカードの表裏のコピーを提出するのが一般的です。

マイナンバーカードがない場合は、通知カードと運転免許証などの本人確認書類を組み合わせて提出します。

通知カードも見当たらない場合は、市区町村の窓口でマイナンバー入りの住民票を取得すれば代替できます。手数料は300円程度で、即日発行されます。

給与振込先届書

給与振込先届書は、転職先から渡される用紙に振込先の銀行口座情報を記入して提出します。

指定の金融機関がある企業もあるため、事前に確認しておくのがおすすめです。通帳やキャッシュカードのコピーの提出を求められることもあるので、準備しておきましょう。

健康診断書

転職先によっては、入社前に健康診断書の提出を求められます。労働安全衛生法により、企業には「雇入れ時の健康診断」の実施が義務づけられているためです。

前職で受けた定期健康診断の結果が入社日から3ヶ月以内のものであれば、それを提出できるケースが多いです。退職前に会社から健康診断の結果をもらっておくと、改めて受診する手間が省けます。

手元にない場合は、医療機関で健康診断を受ける必要があります。費用は5,000〜10,000円程度が相場で、企業が負担してくれるケースもあるため、転職先に確認してみてください。

入社誓約書・身元保証書

入社誓約書は、入社の意思を正式に表明する書面です。転職先から内定通知と一緒に送られてくることが多く、署名・捺印して返送します。

身元保証書は、万が一の損害が発生した場合に身元保証人が責任を負うことを示す書類です。親族(両親や配偶者)にお願いするのが一般的です。

保証人の署名・捺印・印鑑証明が必要なケースもあり、準備に時間がかかることがあります。提出を求められたら、早めに保証人に連絡を取り準備を始めましょう。

書類が間に合わないときの対処法

転職の書類手続きで最も多い悩みが「書類が入社日に間に合わない」というケースです。

結論として、多くの企業では入社日に全書類が揃っていなくても対応してもらえます。大切なのは、事前に転職先の人事担当者に連絡しておくことです。

源泉徴収票が届かない場合

源泉徴収票は退職後に前職から郵送されるため、退職から入社までの期間が短いと間に合わないことがあります。

この場合、転職先の人事に「源泉徴収票は前職から届き次第提出します」と伝えておけば問題ありません。源泉徴収票は年末調整のタイミング(12月ごろ)までに提出すれば間に合います。

もし前職がなかなか発行してくれない場合は、まず前職の人事部に催促しましょう。所得税法第226条により、会社には退職後1ヶ月以内に源泉徴収票を発行する義務があります。

それでも発行されない場合は、税務署に「源泉徴収票不交付の届出」を提出するという方法もあります。

雇用保険被保険者証を紛失した場合

雇用保険被保険者証を紛失した場合は、最寄りのハローワークで再発行できます。必要なのは、本人確認書類(運転免許証やマイナンバーカード)と、前職の会社名・所在地です。

手続きは窓口で申請書を記入するだけで、即日発行されることが多いです。郵送での申請も可能ですが、届くまでに1〜2週間かかるため、急いでいる場合は窓口に行くのがおすすめです。

転職先に提出が間に合わない場合は、被保険者番号だけわかれば手続きを進められるケースもあります。前職の給与明細に記載されていることがあるので、確認してみてください。

退職翌日入社で書類が揃わない場合

退職の翌日に転職先へ入社するケースでは、書類が揃わないことは珍しくありません。特に源泉徴収票や離職票は退職後に郵送されるため、入社日には物理的に間に合いません。

この場合も、転職先に事前連絡さえしておけば、後日提出で対応できることがほとんどです。

入社前のオリエンテーションや内定後の連絡の際に「一部書類は退職後に届き次第お送りします」と伝えておけば、転職先も理解してくれます。

ただし、雇用保険被保険者証と年金手帳(基礎年金番号通知書)は退職日に手元に戻ることが多い書類です。退職日に忘れずに受け取っておきましょう。

書類提出のマナーと注意点

転職先への書類提出は、第一印象に関わる場面でもあります。提出方法ごとのマナーを確認しておきましょう。

郵送で提出する場合

書類を郵送する場合は、送付状(添え状)を同封するのがビジネスマナーです。

封筒は書類を折らずに入れられるA4サイズ(角形2号)を使い、封筒の表面に「入社書類在中」と赤字で記載します。

送付方法は普通郵便でも構いませんが、届いたことを確認できる簡易書留がおすすめです。

手渡しで提出する場合

手渡しの場合は、クリアファイルに入れた書類を封筒にまとめ、人事担当者に直接渡しましょう。

受付や他の社員に預けるのは避けてください。渡した・渡していないのトラブルの原因になります。

提出時には「入社書類をお持ちしました」と一言添え、書類の内容を簡単に説明すると丁寧な印象を与えられます。

メールで提出する場合

メールでの提出が可能かどうかは、事前に転職先に確認しましょう。書類をデータで送る場合は、PDF形式にするのが一般的です。

メールの件名は「入社書類のご送付(氏名)」のようにわかりやすくし、本文には挨拶・添付書類の一覧・連絡先を記載します。

個人情報を含む書類を送る場合は、ファイルにパスワードを設定し、パスワードは別のメールで送るのがセキュリティ上の配慮です。

送信前に、誤字脱字や添付ファイルの漏れがないか必ず確認してください。

転職の手続きに不安があるなら転職エージェントに相談しよう

ここまで転職の必要書類について解説してきましたが「書類の準備だけでなく退職交渉や入社日の調整も不安」と感じている人もいるかもしれません。

転職エージェントは、求人紹介だけでなく、退職から入社までの手続き全般をサポートしてくれます。

書類の準備で困ったときにも相談でき、入社日と退職日の調整なども間に入って進めてくれます。

初めての転職で不安な人には心強い存在です。「書類が間に合うか心配」「退職交渉がうまくいかない」といった悩みも、プロに相談すれば解決策が見つかることが多いので、気軽に活用してみてください。

転職の書類選考について詳しく知りたい人は、以下の記事も参考にしてみてください。

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