【完全版】転職時に必要な書類って?

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アクシス株式会社 代表取締役 末永雄大
新卒でリクルートキャリア入社。その後、サイバーエージェントにて集客支援を行う。 2012年転職エージェントとしてアクシス株式会社を設立。 ■Yahoo!ニュース(個人):IT/キャリアコンサルタントが語る「働き方3.0」 ■オールアバウトガイド:「キャリアプラン・転職ノウハウ」ガイド

転職活動、退職交渉を終えて引継ぎも残りわずか。

新たな会社への入社を前にして、希望にあふれている方も、少し不安をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

ただし、あと1つしっかりと終えなければならないことがあります。

それは「退職・入社時の事務手続き(書類提出)」です!

漏れていると退職する企業、これから入る企業に迷惑がかかってしまう可能性があります。

しっかりと事務手続きも終えて、スムーズな退職・入社を目指しましょう。

退職先で必要になる書類

退職先に返却する書類

  • 健康保険被保険者証
  • 社員証
  • 名刺 ※取引先企業から受け取った名刺も返却を求められる可能性があります。
  • 会社保有の書類やマニュアルなど

退職先から受け取る書類

雇用保険被保険者

こちらは会社に預けているケースご自身で保管しているケースがあります。

どちらであるかは在籍期間中に確認をしましょう。

万が一紛失してしまった場合は、ハローワークでの再発行が可能です。

再発行の手続きを取る場合は下記3つの項目必要です。

  1. 本人確認書類
  2. 印鑑 
  3. 退職先名・住所 

年金手帳

こちらも会社に預けているケースご自身で保管しているケースがあります。

紛失時は会社または年金事務所、市区町村役場で発行が可能です。

これから退職する会社に依頼することが難しい場合、市区町村役場に顔写真付きの本人確認書類を持っていけば即日再発行が可能です。

源泉徴収票

年末調整や確定申告時に使用します。

退職後、郵送などで受け取ることがほとんどですので転居を伴う転職の際は注意が必要です。

また、退職及び次の入社のタイミングによっては源泉徴収票の提出が不要となる場合があります。

いずれにせよ源泉徴収票の発行には時間がかかりますので万が一、転職先に提出するタイミングが遅れそうな場合は事前に伝えておくとよいでしょう。

前職の健康診断書

申請してもらえる会社とそうでない会社がありますので就業規則等で確認しましょう。

もらえない場合且つ転職先で提出が必須の場合は、個人で健康診断を受けなければならないことがあります。

退職証明書

こちらも転職先によって求められるケースがありますので退職日前に取得可否を確認しておきましょう。

転職先で必要になる書類

転職先から受け取る書類、転職先に提出する書類

※入社前、もしくは当日に記入を求められるケースが多いようです。

扶養控除申告書

社会保険に関する手続きに必要な書類です。

健康保険被扶養者異動届

扶養家族がいる場合のみ、提出を求められます。

給与振込先の届書

通帳のコピーを一緒に提出するケースもあります。

入社誓約書

転職先の就業規則に則って業務に従事することを誓約する書類です。
就業規則や秘密保持に関することが記載されています。

雇用契約書

雇用条件について書かれた書類です。
最近はオファー面談時に渡されることもあるようです。

身元保証書

親族に署名捺印してもらうことが一般的です。
近くに親族がおらずすぐに提出が難しい場合は、親族以外の保証人で問題ないかもしくは提出期限を遅らせられないか確認をしましょう。

書類を提出する際のマナー

郵送

送付状を必ずつけましょう。
日付、宛先、送付内容、部数など基本的な情報が抑えられていれば問題ありません。

手渡し

担当の方に挨拶とともに直接お渡ししましょう。
手渡しはエビデンスが残りづらい方法となりますので誰かについでに渡してもらう、などはトラブルの元となりますので避けましょう。

メール

前提としてメールでの提出可否を確認しましょう。

宛先や名前を間違いないように気をつけましょう。

自分が何月入社の中途社員かも合わせて伝えると親切です。

これで確認!提出書類チェックリスト

受けとる書類
受けとり先 書類名 ☑チェック
退職先 雇用保険被保険者
年金手帳
源泉徴収票
前職の健康診断書
退職証明書
転職先 扶養控除申告書
健康保険被扶養者異動届
給与振込先の届書
雇用契約書
身元保証書
提出する書類
退職先 健康保険被保険者証
社員証
名刺
会社保有の書類やマニュアル
転職先 扶養控除申告書
健康保険被扶養者異動届
給与振込先の届書
雇用契約書
身元保証書

まとめ

いかがでしょうか。

上記は一般的な内容ですが、会社によっては不要・ほかに必要なものが出てくるケースがあります。

いずれにせよ、人事担当にしっかりと確認をした上で準備をしっかりとし手続きを進めていきましょう!

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