失敗しない退職届・退職願の書き方！よくあるQ&Aやテンプレも大公開！

退職願・退職届・辞表の違いとは

退職する際に提出する書類は「退職願」「退職届」「辞表」の3種類があります。名称は似ていますが、提出するタイミングと法的な意味がまったく異なります。

次では、それぞれどのように違うのか、より具体的に詳しくお伝えしていくので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

【退職願】退職の承諾を願い出るための書類

退職願とは、会社に「退職させてください」とお願いする書類です。会社が承諾して初めて退職が成立するため、提出しただけでは退職は確定しません。

退職の意思表示は口頭でも問題ありませんが、書面で提出しておくことで記録が残るので「言った・言わない」のトラブルを防ぐことができます。

退職願は承認前であれば取り下げられる場合があります。しかし、提出後は上司を通じて人事や責任者へと話が進むため、確実に取り下げられるとは限りません。

【退職届】確定した退職意思を届け出る書類

退職届とは、退職が確定した後に「退職します」と会社に届け出る書類です。会社に届いた時点で退職が確定するため、提出後の撤回は原則できません。

提出するタイミングは、退職願が承認され、退職日が確定した後です。退職願より先に提出してしまうとトラブルになる恐れがあるので、順番を守ることが大切です。

【辞表】役職の辞任を正式に届け出る書類

辞表とは、取締役などの役員や公務員が職を辞する際に提出する書類です。一般社員が提出する書類ではないため、通常の会社員が使う機会はほとんどありません。

「辞表」を退職届の別名だと思っているケースがありますが、これは誤りです。一般社員が誤って提出すると、場にそぐわない書類として受け取られる可能性があります。

退職届を出すまでの流れ

退職届を提出するまでには、いくつかのステップを踏む必要があります。

順番を守らないとトラブルになるリスクもあるので、まずは全体の流れを把握しておきましょう。

退職を伝える前に就業規則を確認

退職の意思を伝える前に、まず就業規則を確認しましょう。退職希望日の何日前までに申し出るかが定められており、これを守らないと円満退職が難しくなる場合があります。

就業規則が手元にない場合は総務・人事に問い合わせれば取り寄せることができますよ。

退職意思を上司へ口頭で伝える

就業規則を確認したら、直属の上司に退職の意思を口頭で伝えます。同僚や他部署の上司に先に話してしまうとトラブルになる可能性があるため注意しましょう。

曖昧な伝え方だと長引く原因になるので「退職を検討しています」ではなく「退職したいと考えています」と明確に伝えるのが良いですよ。

円満退職について、さらに詳しく知りたい人は下記の記事も参考にしてみてくださいね。

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上司への退職の切り出し方！タイミングや伝え方を転職のプロが伝授！

退職願を作成・提出

直属の上司に退職の意思を口頭で伝えたら、退職願を作成して提出します。退職願は直接手渡しするのが基本で、メールや郵送での提出は原則NGです。

退職願を提出するタイミングは、口頭で退職の意思を伝えた後です。上司への口頭報告をせずにいきなり退職願を提出するのは、マナー違反になるので注意しましょう。

退職願の書き方については、会社指定のフォーマットがある場合はそちらを使用し、指定がない場合は自分で作成します。

承認後に退職届を作成・提出

退職願が承認されて退職日が確定したら、退職届を作成して提出します。提出後の撤回は原則できないため、意思が固まった状態で提出しましょう。

提出は直接手渡しが基本です。提出先は直属の上司が一般的ですが、会社によっては人事部門への提出を指定している場合もあるので、事前に確認しておくのが良いです。

退職届の書き方については、会社指定のフォーマットがある場合はそちらを使用し、指定がない場合は自分で作成します。

退職希望日の2ヶ月前に提出

退職願・退職届を提出するタイミングは、退職希望日の2ヶ月前が理想です。後任の選定や業務の引き継ぎをスムーズに進めることができ、円満退職に繋がります。

ただし、就業規則で1ヶ月前までと定めている会社もあるため、まずは就業規則を確認した上で余裕を持って動き出すのがベストですね。

退職届は手書き・パソコンどちらもOK

退職届・退職願は手書き・パソコンのどちらで作成しても問題ありません。重要なのは内容の正確さのため、法的な効力に差が出ることはありません。

とはいえ、手書きのほうが誠意が伝わりやすいです。長年お世話になった会社や良好な関係を築いてきた上司に提出する場合は、手書きを選ぶのが無難ですよ。

会社指定のフォーマットがある場合

会社によっては退職届・退職願の書式が指定されている場合があります。その場合は指定された書式に記入して提出すればOKです。

指定書式の入手先は会社によって異なるので、総務や人事部門に問い合わせるか、上司に確認することをおすすめします。

指定のフォーマットがない場合は、自分でゼロから作成する必要があります。

退職届・退職願の書き方

退職届・退職願の書き方には、押さえておくべき基本的なルールがあります。

書き方を間違えると書き直しが必要になる場合もあるため、事前にポイントを確認しておきましょう。

【退職届】縦書き例文・見本

退職届を縦書きで作成する場合の例文・見本を紹介します。縦書きは退職届の中でもっとも一般的な形式で、手書きで作成する場合は縦書きを選ぶのが無難です。

【退職願】縦書き例文・見本

退職願も基本的な構成は退職届と同じですが、冒頭行に「退職願」と書く点と、退職日が「上司と合意した日付」ではなく「希望する日付」になる点が異なります。

【退職届】横書き例文・見本

退職届を横書きで作成する場合の例文・見本を紹介します。縦書きと基本的な構成は同じですが、数字は漢数字ではなく算用数字(1、2、3)で書く点が異なります。

【退職願】横書き例文・見本

基本的な構成は退職届の横書きと同じですが、冒頭行に「退職願」と書く点と、退職日が「上司と合意した日付」ではなく「希望する日付」になる点が異なります。

会社都合の場合の書き方

会社都合で退職する場合は退職届のみの提出となり、退職理由の書き方が自己都合の場合と異なります。会社都合の場合は以下のように記載します。

失業保険などの権利を失う可能性があるので、会社側から「一身上の都合と書いてほしい」と言われても応じないようにしてくださいね。

退職届を書く際の注意点

退職届・退職願を作成する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。

書き方を間違えると書き直しが必要になるため、提出前に以下の注意点を確認しておきましょう。

宛名の使い分け

退職届・退職願の宛名は、直属の上司ではなく会社の代表者(代表取締役社長)の役職とフルネームをセットで記載します。

宛名は会社の最高責任者になりますが、実際に手渡しする相手は直属の上司で問題ありません。

書き損じた場合の対処法

退職届・退職願を手書きで作成している際に書き損じた場合は、修正テープや修正液、訂正印を使わず、最初から書き直すのがベストです。

というのも、修正テープや修正液を使うと改ざんを疑われる可能性があり、訂正印も重要書類には適切ではないからです。

日付は和暦または西暦で統一

退職届・退職願の日付は和暦・西暦どちらでも問題ありませんが、1つの書類の中で混在しないようどちらかに統一することが必須です。

例えば、提出日を和暦で書いた場合は、退職日も和暦で統一します。西暦の場合も同様です。

封筒の書き方・折り方・入れ方

退職届・退職願は、封筒に入れて提出するのがマナーです。

封筒の選び方から表面・裏面の書き方、便箋の折り方・入れ方まで細かいルールがあります。提出前にしっかり確認しておきましょう。

封筒の選び方

封筒は白無地の二重封筒を選びましょう。郵便番号枠が印刷されているものは、手渡し用の書類には不向きのためNGです。

封筒のサイズは便箋を三つ折りにした際にちょうど収まるサイズがベストです。A4便箋なら長形3号、B5便箋なら長形4号を選びましょう。

封筒の表面の書き方

封筒の表面には、中央に「退職届」または「退職願」と書きます。文字は封筒の中央に大きめに書くのがマナーです。

書く位置は封筒の中央より少し上が理想です。上下左右のバランスを意識して、丁寧に書きましょう。

封筒の裏面の書き方

封筒の裏面には、左下に自分の所属部署と氏名をフルネームで書きます。所属部署を先に書き、その下に氏名を書くのが正しい順番です。

封筒の裏面には差出人の住所を書く必要はありません。退職届・退職願は郵送ではなく手渡しで提出するため、住所の記載は不要です。

便箋の折り方

退職届・退職願の便箋は、三つ折りにして封筒に入れるのが一般的です。折り方の手順は以下の通りです。

この折り方にすることで、受け取った相手が封筒から取り出した際に、便箋の書き出し部分が最初に目に入るようになります。

便箋の入れ方と向き

三つ折りにした便箋は、書き出し部分が封筒の裏側の上部に来るように入れます。こうすることで、相手が取り出した際にスムーズに内容を確認できます。

向きについては、封筒の表面を表にした状態で便箋を取り出したときに、便箋の表面が手前に来るように入れるのが正しい向きです。

封の仕方と〆の書き方

便箋を封筒に入れたら封筒の口をのりで貼り、封じ目の中央に「〆」と書きます。「〆」は第三者が無断で開封していないことを示す封字です。

「×」に見えることから「バツ」と混同されることがありますが「〆」は「閉める」を意味する記号なので、書き方を間違えないよう注意しましょう。

退職届の渡し方・提出方法

退職届・退職願の渡し方・提出方法にもマナーがあります。誰に・どのように渡すかを事前に把握しておくことで、スムーズに提出することができます。

この先では、退職届の渡し方や提出の仕方について、詳しくお伝えしていきますね。

基本は直属の上司に直接手渡し

退職届・退職願は直属の上司に直接手渡しするのが基本です。そのため、机の上へ置いたり同僚に頼んで渡してもらったりするのはマナー違反となります。

事前にアポを取った上で、個室や会議室など周囲に人がいない場所で手渡しするのが理想ですね。

やむを得ず郵送する場合の手順

直接手渡しが難しい場合は郵送での提出も可能ですが、事前に上司や人事部門に郵送で提出する旨を電話で連絡しておくのがマナーです。

郵送する場合の手順は以下の通りです。

送付状には「退職届在中」と記載し、送付の目的と送付物の内容を簡潔に書きます。

上司に受け取ってもらえない場合

上司に受け取ってもらえない場合は、上司にその旨を報告した上で人事部門の責任者に直接提出しましょう。

それでも受け取ってもらえない場合は、内容証明郵便で会社宛に送付するのが良いですよ。郵便局に記録が残るので、万が一トラブルになった際の証拠として活用できます。

退職届・退職願に関するよくある質問

退職届・退職願に関するよくある質問をいくつかまとめたので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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