円満退職の切り出し方!役立つケース別退職理由の例文付き!

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アクシス株式会社 代表取締役 末永雄大
新卒でリクルートキャリア入社。その後、サイバーエージェントにて集客支援を行う。 2012年転職エージェントとしてアクシス株式会社を設立。 ■Yahoo!ニュース(個人):IT/キャリアコンサルタントが語る「働き方3.0」 ■オールアバウトガイド:「キャリアプラン・転職ノウハウ」ガイド

こんにちは。自立型人材の転職・キャリア支援を行うアクシス・代表コンサルタントのアクシス代表の末永雄大(すえながゆうた)です。

今回は転職活動の最終章である退職交渉についてレクチャーしていきます。

何があっても退職の意思は変わらないことを自分に確認し、家族の同意も取り付けたら、次は会社にその意思を伝えて、具体的な手続きに入ります。退職届に記入する退職理由は「一身上の都合」以外にありませんし、書類上の手続きはさほど難しくはありませんが、やはり気になるのは、「どのようにしてその意思を会社に伝えるのか」

退職の意思を会社に伝えるときは勇気がいりますよね。

想像してみてください…。一番気になるのは上司の反応。次に同じ職場で働いている仲間達が何て言うのか。

円満に退職するためには少しコツがあります。

今回は退職の切り出し方について、分かりやすくご説明します。

退職はいつ・どこで伝えるべき?

退職日の1.5ヶ月前には伝えよう

退職する14日前までに会社に意思表示することは民法の規定ですが、皆さんの会社ではいかがでしょうか?(会社ごとに退職を申し出る締め切りは異なるため、就業規則等で確認する必要がありますが、)円満退職をしたければ、遅くとも退職予定日の1.5ヶ月前には意思表示をしましょう

なぜなら、退職の申し出を受けてから実際に退職できる状態になるまで、時間がかかることが多いからです。

退職の申し出に対する回答を保留されることもありますし、業務の引き継ぎに想像以上に時間がかかる可能性もあります。また、会社が後任を選ぶ際、人事で「玉突き」が発生することが多いため、最低1週間は後任が来るまで掛かります。

また、自分の身の回りの整理と具体的な手続きを引き継ぎの合間におこなうことになるため、余裕を持って意思を伝えるようにしましょう。

上司の就業後に伝えよう

上司の仕事が落ち着くタイミングを見計らって退職意思を伝えるようにしましょう。また、退職は個人的な話なので、業務と切り分けたタイミングで伝えるようにすれば、上司の理解が得られやすくなります。上司も就業中は少なからず感情の浮き沈みがあります。上司の機嫌の良し悪しまで気にし始めるときりが無いため、話を切り出すタイミングとしては、就業前か就業後。就業前だと上司に良い印象を持たれないため、就業後がベスト。

二人きりになれる場所で伝えよう

話を切り出す場所としては自分と上司以外に人がいない場所を選びましょう。万一上司以外に聞かれた場合、このような話が広がることは予想以上に早いことから同僚や会社に迷惑がかかる可能性があります。上司よりも同僚から熱心に引きとめられることも考えられるため、二人きりになれる個室などを伝える場所に選ぶようにしましょう。

退職は誰に・どうやって伝えるべき?

上司へのアポの取り方

上司のアポイントも就業後に取るようにします。「ご相談があるのですが10分程お時間をいただけないでしょうか?」など、極力退職を伺わせない声のかけ方を心掛け、そのまま個室に誘導できればベスト。上司は普段あなたの仕事振りを予想以上によく見ているものです。就業中に「○時にお時間をいただけないしょうでしょう?」と声を掛けて、面談までに時間が空いてしまうと、上司が事前に内容を察知して、引きとめの準備をする場合があります。

メールでアポを取るのもOK

普段とても忙しそうに見える上司のアポイントはメールでも可能です。但し、メールの文面も退職を意識させない内容を心掛けてください。「ご相談があるのですが。」をメールに置き換えます。

○○課長

お疲れ様です。

お忙しいところ、申し訳ございません。

本日ご相談させていただきたいことがあり、10分程お時間をいただけないでしょうか。

宜しくお願いいたします。

△△

メールの表題も相手に構えさせないように、「ご相談の件」などの無難なものにするようにしましょう。

まず直属の上司に伝えよう!

皆さんには直属の上司がいるはずです。普段仕事の報告や相談をおこなっている人が直属の上司と考えて問題ありません。会社の規模や皆さんの役職によっては、直接社長に話を切り出す場合があります。また、直属の上司が「課長代理」のような肩書きである場合は、話が課長に上がるよう依頼するか、直接課長と話ができるように許可を得ます。そうすれば、課長代理を立てつつ、決裁者に判断を仰ぐことができます。

その退職ちょっとまった! 私末永の体験を伝えたい

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現在退職を検討されている方は、転職先を決めてからの退職をオススメします。

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とは言え、自分の進みたい業界や職種が明確でない方や、そもそも現職を辞めるかどうかを迷っていらっしゃる方もいるのではないでしょうか?

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上司への退職の切り出し方

「退職のご相談」「退職を検討している」はNG

退職を切り出す際に意識するのは、迷っていることが相手に伝わらないようにすることです。「退職を検討している」は、本気で退職する気がなく、退職を上司に意識させることで何か別の目的を達成したいと勘違いさせてしまう恐れがあります。「ご相談と申しますのは、実は退職させていただきたいと考えております。」と切り出して、相手の反応を見ながら、退職日等の具体的な話ができるようにしましょう。

退職日の断言はNG

「今月末で退職させていただきます。」と会社の都合を考慮せず一方的に退職日を断言するのはNGです。人が入れ替わる際は様々な手続きが必要ですから、そのような言い方をされると「自分の都合しか考えていないのか!」と上司に反感を持たれてしまいます。また、退職日は会社の繁忙時期も意識しましょう。会社で最も忙しい時期を退職日として相談した場合、繁忙期後を提案される場合が多く、それだけ引きとめられる可能性が高くなります。退職日は繁忙期の前にするか後として話すようにしましょう。いずれにしても、譲歩できるような候補日を用意した上で、「○月○日あたりで転職したいと考えております。」というように調整する余地を残した言い方をしましょう。

相手への感謝の気持ちを忘れずに!

会社に不満を持って辞める場合であっても、一定期間自分の生活を助け、成長を促してくれた会社です。円満退職のコツとして一番大切なポイントが実は感謝の気持ちを探すことであり、それを上司に伝えることです。退職の意思表示の中では感謝の言葉を伝えるようにしましょう。

転職先の企業名は伝えなくてOK

転職先を上司に伝える必要はありません。皆さんが持っている情報や技術の程度によって、会社は同業他社や取引先に転職されるのを嫌がります。場合によっては、転職阻止に動く可能性も否定できません。上司からしつこく聞かれる場合は、「転職先でどうなるか分かりません。仕事が軌道に乗った際に改めてご連絡します。」というかわし方もあります。

なお、退職後の守秘義務については、会社によって規定が異なりますので、予め確認しておきましょう。

退職届は退職が決まってから!

退職は、上司に退職願として意思表示をして、それが承認された上で退職届を書面で提出するのが正しい方法です。退職届は会社に指定の書式があれば、それを使用しましょう。

退職願と退職届は似て非なるもの。退職願は退職意思を会社に示して、労働契約の解除を申し出るもので、法的には口頭でも効力が発生し、会社から承認されるまでは撤回可能です。一方、退職届は退職について会社と話し合い、退職日等が確定してから書類として提出する明確な意思表示の位置づけです。こちらは、万一承認されなくても退職を認める判例もあるくらい強力な意思表示と言えます。

メールはNG

退職する旨をメールで伝えることはやめましょう。メールはコミュニケーションツールとしては一方通行で相手に反論の余地を与えないばかりか、上司に余計な手間をかけさせることになります。そういった意味では、上司の机に勝手に退職届を置いておくのもNG自分勝手な人間として上司の気分を害することになりますので、退職の具体的な話は必ず直接面談の中でおこなうようにしましょう。

退職理由の伝え方

不満を伝えるのはNG

退職理由を伝える上で会社や上司への不満を伝えるのはNG。なぜなら、ここでも上司の心象を害するのは得策ではありませんし、会社が変わっていく可能性や、将来的な人事異動を示唆されると退職理由が無くなるからです。あくまでも、結婚や家族の介護といった個人的な事情もしくは、キャリアアップ等の前向きな理由であることが条件です。

伝え方のポイントは「相手が納得できるか」

伝え方のポイントとしては、ネガティブではなく前向きな印象を与えた上で、会社としてはどうしようもないと思わせることです。引き止められないようにするには、「それであれば致し方ない。」と上司が納得できる理由にする必要があります。「自分の希望が、なぜ今の職場では叶えられないのか」を説明することが重要です。必ずしも正直に理由を伝える必要はないかもしれませんが、ウソをつくことの罪悪感や後々のトラブルは避けたいもの。

次からいくつか退職理由の例文を掲載するので、参考にしてください。

【ケース別】退職理由の例文

家族の事情の場合

「実家の仕事を継ぐことになった。」
「配偶者が転勤することになった。」「結婚(出産)する。」

いずれも家族の事情に関わることで、会社は単身赴任など強制できません。

会社側にしてみるとどうしようもない理由と言えます。

他にやりたいことがある場合

「今までの経験を生かして○○の職種にチャレンジしたい。」「長年の夢だった独立を果たしたい。」

他にやりたい仕事がある時に気をつけたいのは、今の仕事が嫌で退職する印象を与えないこと。嫌なことがあればすぐ退職するのではと勘繰られます。また、今の職場に身を置いたまま、それを乗り越える方向に話が向かう可能性が高くなります。ポイントはあくまで前向きな印象を与えることです。

資格勉強の場合

「取りたい資格の年齢制限に抵触する。取得の準備として1年間は必要。」

資格取得を理由にする場合は、それが今でなければならないことを説明する必要があります。また、ある程度の準備期間が発生することが理由としてあれば、会社側として、代案を示すことが難しくなります。

人間関係の場合

「チームとしてプロジェクトを推進する仕事に携わりたい。会社規模を考えた際に今の会社では困難。」

人間関係といったどこの組織でもありがちな問題を退職理由にする場合も前向きな内容に置き換えて話をします。上司とあわないということを直接上司に指摘してしまうと、円満退職するのは難しくなってしまいます。どこの会社でも起こり得る問題を退職理由にすると必ず引き止められます。

避けた方が良い理由

「給料が少ない。」

待遇面を退職理由にする場合は改善策を示されることが多いです。キャリアプランを上司に提示されると、反論できなくなる可能性があります。

引き止められた時の対処法

次に引き止められた時の対処法を見ていきましょう。

たとえ引き止められたとしても、上司の話の中で不安が残る場合は自分の意思を貫いた方が良いです。

理由は以下の3つです。

1「改善する」という言葉は口約束である可能性がある

自分が退職理由として話した原因を会社が改善する約束をしたとしても、必ずしもそれが実現するとは限りません。会社が考える改善スピードのイメージが自分で思っていたのと違う可能性も考えられますし、約束した上司がいつまでも自分の上司であるとは限りません。

2「退職意思がある」というレッテルを貼られてしまう

仮に会社に残る決断に切り替わったとしても、会社側から見ると「今後いつ退職するか分からない」評価をもたれることから、異動や昇進に影響する可能性があります。

3本当に退職したいと思った時にやめにくくなる

一旦引き止めに応じたものの、改めて退職を希望する際に、切り出しにくくなります。上司も二度目となると意思を軽く見てしまうことにつながり、極端に言うと真面目に取り合ってくれない可能性も出てくるので注意が必要です。

引き止められたとしても「辞める意思は変わらない」ときっぱり断ろう

退職意思を上司に伝える前に自分の意思を改めて確認しましょう。会社に残る可能性は本当にないでしょうか?今持っている問題が転職先で改めて出てくることはありませんか?自分に正直に聞いてみた上で、意思が変わらないと確認できたなら、引き止められたとしてもきっぱり断るようにしましょう。

まとめ

今回は円満退職の切り出し方として、そのコツをまとめてみました。

最後におさらいとしてポイントを振り返って見ましょう。

・退職を切り出すのは遅くとも退職希望日の1.5ヶ月前。直属の上司にその意思を伝えること。

・切り出すタイミングは就業後。直前に退職を伺わせないようにアポを取る。

・退職理由は個人的、ポジティブな内容で会社として対応できないものにする。

・自分の意思が確かなら、引き止められたとしてもきっぱり断る。

退職を決めて、実際退職するまでは、入社するとき以上にエネルギーが必要です。
引き止められたとしても、それを断るのは実は簡単です。「転職先が決まっていて、○月○日が出社予定日。」であることを話せば、上司は承認せざるを得ません。
しかし、円満退職を意識する皆さんは上司や同僚に迷惑を掛けたくないということや、どこかで会社に育ててもらった恩を返したいと思っているのではないでしょうか?

今回の記事を参考に会社に気持ちよく送りだしてもらうとともに、転職先などで今の会社に貢献できるような形になればよいですね。

退職を切り出す前に・・・!

現在退職を検討されている方は、転職先を決めてからの退職をオススメします。

何故ならば、現在の職場を辞めてから、転職活動をすると「そんなに行きたい企業ではないけど仕事がないから」と言って、焦って目先の意思決定を行ってしまう傾向があるからです。

とは言え、「自分の進みたい業界や職種が明確でない」という方や、「そもそも現職を辞めるかどうかを迷っている」という方もいるのではないでしょうか?

転職エージェントを活用する事で、自分の市場価値やキャリアプランを「客観的に」判断してもらうことが可能ですし、自分に合っている業界や企業を「転職のプロ」の目線からアドバイスしてもらえます。

サービス自体は無料で利用できますし、登録したからといって、必ずそのエージェントで転職先を決めなくてはいけないということはないので、安心してください。
「自分のキャリアやどんな会社が合っているのか相談したい・・・」「転職の不安や悩みを相談したい・・・」という気持ちでも大丈夫ですので、積極的に利用してみることをオススメします。

担当のキャリアアドバイザーによって経験やスキルに差があったり、エージェントによっては、偏った求人の提案をされたり、必要以上にプッシュされるというケースもあるので、見極めが必要となります。

経験豊富で自分と馬が合うキャリアアドバイザーに出会うために、まずは2〜3社、複数の転職エージェントに登録してみて、どのエージェントを継続して利用するか比較・検討することをオススメしています。

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