退職の挨拶メールの基本マナーを転職のプロが徹底解説【例文つき】

退職の挨拶メールの基本マナーを、転職のプロが例文つきで社内・社外別に解説します。

その他、一斉送信はしていいのか?送られてきたら返信すべきなのか?についても紹介しています。

退職の挨拶メールを送る基本のマナー

退職の挨拶メールは、送らないといけないというルールはありません。

とはいえ、これまで働いてきた職場ですから、最後の締め括りとして挨拶メールを送ることをおすすめします。

以下で、社内と社外に送る挨拶メールの基本マナーについて解説します。

社内への挨拶メールは出勤最終日に送る

とくに社内の規定がない場合、社内への挨拶メールは出勤最終日に送ると良いです。

なるべく業務に支障の出ない、定時から1時間前~退社までの時間に送るのが良いタイミングとなっています。

ただ、判断に迷う場合は先輩社員や上司に事前に確認しておくのも良いです。

送信する内容は、きっちりした内容なのか、ラフな内容なのかを社風に合わせて考えておきましょう。

今まで受信した退職メールを参考にしたり、先輩に聞いたりしても良いです。

社外への挨拶メールは退職日の2〜3週間前に送る

社外への挨拶メールは、退職日の2〜3週間前に送ると良いです。

退職を公表し、後任や引継ぎが落ち着いたタイミングで送信するのが一般的です。

ただし、直接出向いて挨拶をしたほうが良い場合もあるので、事前に先輩や上司などに相談しておきましょう。

取引先には、後任にきちんと引き継ぎをすることや、退職日まで仕事を担当することを伝えて不安に思われないようにしておいてください。

退職の挨拶メール文章例【社内・社外別】

退職の挨拶メールを例文付きで、社内・社外別に解説します。

社内への挨拶メール

社内への挨拶メールの例文は、以下の通りです。

例文:社内への挨拶メール

件名:退職のご挨拶(自分の名前)

〇〇部〇〇課の皆様、お疲れ様です。

私事で大変恐縮ですが、このたび、一身上の都合により○月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

今日まで皆様には大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。
業務を通じて壁に当たることもありましたが、数多くの方から様々なことを学ばせていただきました。
今後も、この会社で培った経験をしっかりと活かしていきたいと思っています。

今後の連絡先は下記となりますので、こちらへご連絡をいただけると幸いです。
×××@×××.×××(メールアドレス)
●●-●●-●●(携帯電話番号)

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

書く内容のポイントとして、以下の3点があります。

  • 退職の挨拶だとわかるような件名にする
  • 退職理由は「一身上の都合」で良い
  • 退職後の連絡先を添える

社内への挨拶メールは、シンプルな内容にしましょう。

件名は一目で「退職の挨拶」とわかるものにしておいてください。

退職理由を細かく書かないのがビジネスマナーですので、退職に至った理由は記載しなくて良いです。

ただし、結婚や出産などの喜ばしい内容であれば書いて良いです。

退職後も連絡を取りたい場合は、退職後の連絡先を最後に添えてください。

個人的にお世話になった人や上司への挨拶メール

個人的にお世話になった人や上司への挨拶メールの例文は、以下の通りです。

例文:個人的にお世話になった人や上司への挨拶メール

件名:退職のご挨拶(自分の名前)

〇〇部 〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
このたび、一身上の都合により本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶にて失礼いたします。

〇〇さんには、様々な業務を担当する中で大変多くのことを学ばせていただき、大変感謝しております。
アドバイスや励ましのお言葉など、いつも温かい叱咤激励をいただき、本当にありがとうございました。
今後も○○さんから教えていただいたことを糧にし、活かしていきたいと思っております。

今後の連絡先は下記となりますので、こちらへご連絡をいただけると幸いです。
×××@×××.×××(メールアドレス)
●●-●●-●●(携帯電話番号)

末筆ではございますが、〇〇さんの一層のご健勝とご活躍をお祈りいたしております。

個人的にお礼を言いたい人、上司への挨拶メールも基本的なルールは社内メールと同じです。

仕事での思い出話や学んだことなど、社内メールよりも詳しく書いて良いです。

ただし、愚痴などのマイナス要素は入れないようにしてください。

社外への挨拶メール

社外への挨拶メールの例文は、以下の通りです。

例文:社外への挨拶メール

件名:退職のご挨拶(株式会社〇〇/自分の名前)

株式会社〇〇 〇〇部
〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、〇月〇日をもって株式会社〇〇を退職することになりました。
〇〇様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。改めてお礼を申し上げます。

本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり、大変申し訳なく、お詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の△△が務めさせていただきます。
後日改めて△△がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導、ご鞭撻のほど、お願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のさらなるご発展と〇〇様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

書く内容のポイントとして、以下の3点があります。

  • 退職日がいつなのかを書く
  • 後任者の詳細を書く
  • 退職後の連絡先は記載しない

内容をシンプルに書くのは、社内メールと同じです。

社外メールの場合は、退職の報告や引き継ぎを伝えることが重要です。さらに、退職日や後任者の紹介などを記載しておきましょう。

後任者と一緒に取引先に訪問しない場合は、メールに後任者の名前を記載し、後日後任者から挨拶に伺うことを伝えておきましょう。

取引先との関係性にもよりますが、私用の連絡先は書かないほうが無難です。

また、転職先や退職理由については、信用を損ねる可能性があるので記載しないほうが良いでしょう。

退職の挨拶メールは一斉送信して良い

「全員に同じ文章を送ることは失礼に当たるのでは」と心配する人が多いですが、退職の挨拶メールを一斉送信することは、決して失礼なことではありません。

一斉送信をする場合は、宛先の「BBC」と「TO」に注意しましょう。

送りたい相手は「BCC」に入れ、自分のアドレスは「TO」に入れるようにしてください。

「BCC」にアドレスを入れることで、他人同士でアドレスを知られないようにすることができます。

  • TO:「あなたに送信します」という意味。

  • CC:「TOの人に送りましたのでご確認ください」という意味。
       TOの人やCC同士でアドレスが表示されるようになっている。

  • BCC:CCと意味は同じ。
       TOの人やCCの人からはアドレスが見れないようになっている。

退職の挨拶メールを受け取った場合の返信は必須ではない

退職の挨拶メールを受け取る側になった場合、返信は必須ではないので、してもしなくても良いです。

仕事上でそこまで関わりのなかった人の挨拶メールは、スルーしても良いです。

退職者は大勢の人に一斉送信しているので、あえて返さないのもビジネスマナーのひとつです。

親しい人の場合や伝えたいことがある場合は、以下の例文のようにあまり難しく考えずに、シンプルな内容の返信をしましょう。

例文:退職の挨拶メールを返信する場合

〇〇様

ご退職されると伺い、寂しい気持ちでいっぱいです。

〇〇さんには入社以降、本当にお世話になりました。
ご退職されることによって会社には大きな損失ですが、〇〇さんは次のステージでも輝かしい実績を残されることでしょう。

最後になりますが、〇〇さんのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

書く内容としては、お世話になったことへのお礼や退職することに対しての残念な気持ち、退職後の活躍や健闘を祈る言葉をシンプルに伝えましょう。

ネガティブな言葉は避け、退職者が気持ち良く退職できるような言葉選びをしてください。

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