履歴書をメール送付する際のマナーとは？パスワードの付け方も解説

履歴書を送付する際のメールアドレスのマナー

応募先の企業へ履歴書をメール送付する際は、添付ファイルが開けるメールアドレスが望ましいです。具体的には、Gmailやyahoo!メール、iCloudメールといったフリーメールです。

応募した企業側から資料ファイルが添付されたメールが届くことも考えられるため、フリーメールアドレスを使用するのが良いでしょう。フリーメールならスマホでも確認でき、外出時もすぐ対応できるのでおすすめです。

一方、スマホや携帯電話のメールアドレスはできる限り避けたほうが無難です。なぜなら、応募先企業から添付ファイルが付いたメールが届いた際に、開くことができないケースがあるからです。

また、転職活動は私的なことであるため、現職のメールアドレスは使わないようにするのが良いです。

避けるべき不適切なメールアドレス

以下のようなアドレスは、採用担当者の心象を悪くしたり、セキュリティ設定でメールが届かなかったりする可能性があるため避けましょう。

履歴書送付に使用するアドレスは、「自分の名前＋数字」などのシンプルなものを作成しておくのが、最も無難で間違いありません。

【例文付き】履歴書をメールで送る際の文章

履歴書をメールで送る際にどのような文章にしたら良いのか、以下に例文を用意しました。

履歴書をメールで送るときの文章の作り方を以下の順番で解説していきます。

件名

件名は「履歴書ご送付の件(氏名)」のように、シンプルかつ明確にします。採用担当者は1日に何百通ものメールを処理するため、件名だけで中身が想像できないメールは後回しにされるリスクがあるからです。

また、企業からのメールに返信する際は「Re:」を消さずにそのまま送りましょう。これまでのやり取りの履歴が分かりやすくなるため、あえて消さないのがビジネスマナーです。

宛先

ビジネスメールにおいて、本文を書き始める前にまず送り先の「会社名」と「相手の名前」を書くのが決まりです。

初めて応募するときに採用担当者名が分からないケースもあるかと思います。その際には宛名を「採用ご担当者様」もしくは「人事ご担当者様」とするのがベターです。

あいさつ

初めてメールを送る相手には「はじめまして」、2回目以降やエージェント経由ですでに面識がある場合は「お世話になっております」から書き始めます。

転職サイトから応募した場合は、「〇〇(サイト名)より応募いたしました〇〇です」と名乗ると非常にスムーズです。

次にあいさつをするのもルールです。基本的には以下のように書けば大丈夫ですが、自身の名前を名乗る前に「〇〇(転職サイト)から応募いたしました〇〇(ご自身の氏名)と申します」と前置きが必要な場合もあります。

例えば、求人票に「〇〇(転職サイト名)からの応募者であることを記載してください」と書かれていた場合には、前置きをしっかりと明記するようにしましょう。

本文

本文は用件を最初に書いて、その他の連絡事項を後から付け加える形になります。

今回は履歴書を送るメールということなので、まずは「履歴書を送ること」から書き始めます。続いて「パスワードをかけたこと」や「パスワードは後から送ること」など、その他の連絡事項を続けて書きます。

具体的には以下のような感じです。

履歴書は個人情報が多く記載されているので、パスワードをしっかりと設定しておきましょう。近年、個人情報の取り扱いに企業も非常にデリケートなため、パスワード設定しておくことで情報管理がしっかりできる人という印象を与えることができます。

もし、履歴書にパスワード設定せずに送ってしまうとセキュリティ管理意識が低いのではないかと思われてしまう可能性があるので注意しましょう。

締めのあいさつ

本文を書いたら、締めのあいさつに繋がります。締めのあいさつはまず感謝の言葉と「面接をお願いしたい」という内容を書きます。

最後に「何卒、よろしくお願い申し上げます。」と締めます。ただこの締め方については、本文の流れで「よろしくお願い申し上げます。」と締めても問題ありません。

実際に書くときは、以下のような流れにすると良いです。

署名

署名は自分の名前や連絡先などを書きます。言ってしまえば、メールで送る名刺のようなものです。

ビジネスの場では、メールの最後に署名をつけて送るのがマナーなので、忘れずに記入しましょう。署名の例は以下の通りです。

履歴書はPDFにしてメール送付する

履歴書のファイル形式はPDF形式に変換保存して送付するのがおすすめです。なぜなら、応募先の企業側でレイアウトの崩れがなく印刷することができますし、手違いで記載を変更してしまう可能性が低くなるからです。

WordやExcelのファイルであれば「名前を付けて保存」を押します。この際、添付ファイル名は「日付_履歴書_氏名」のように、分かりやすくしておくと良いです。

その後、ファイルの種類を「PDF」にして保存すれば完了です。その他のファイル形式でも「PDF作成・変換ソフト」を利用すれば、PDF形式に変換することができます。

もちろん、応募先の企業からファイル形式の指示がある場合には、そちらの指示にしたがって送付するようにしましょう。

【例文付き】履歴書のパスワードをメールで送る際の文章

履歴書をメールで送る際には、パスワードを設定した履歴書を添付したメールとパスワードを通知するメールの2通を送付します。

まず初めに、履歴書のパスワードをメールで送る際にどのような文章にしたら良いのか、以下に例文を用意しましたので参考にしてみてください。

次にパスワードの設定方法について、さらに詳しく解説していきます。

履歴書にパスワード設定する方法

履歴書にパスワードを設定する方法ですが、WordとExcelの機能を利用してパスワード設定する方法と、Lhaplus(ラプラス)を使った設定方法の2つがあります。

今回は上記の2通りに分けて、パスワード設定の方法をご紹介していきたいと思います。

Word・Excelでのパスワード設定

Word・Excelの場合は、パスワード設定したい履歴書のファイルを選択して「名前を付けて保存」を押し、保存先として「デスクトップ」を選択します。

「名前を付けて保存」の画面が映し出されたら、右下にある「ツール」を押します。その後「全般オプション」を選んで、読み取りパスワードと書き込みパスワードのボックスに、パスワードを入力してOKを押します。

ちなみに、読み取りパスワードはファイルを開く際に入力するパスワードで、書き込みパスワードはファイルを編集するために必要なパスワードとなっています。

パスワードの確認で再度、自分で決めたパスワードを入力し「名前を付けて保存」という画面に戻ったら「保存」を押します。

これでWord・Excelで作成した履歴書にパスワードを設定できたことになります。

Lhaplusでのパスワード設定

Lhaplus(ラプラス)は、パスワード付きの圧縮ファイルが作成できる定番の圧縮・解凍ソフトで非常に有名なソフトです。

「一般設定」の画面を開き、右下にある「詳細設定」を押して「圧縮設定2」を選択するとパスワードの設定がおこなえます。

パスワードを常に固定するか、それとも圧縮時にパスワードを指定するか選択をしたのち、圧縮したい履歴書のファイルをLhaplus(ラプラス)のアイコンにドロップします。

その際に設定するパスワードが求められますので、自分で作ったパスワードを入力してOKを押します。

これでパスワード付き圧縮ファイルが完成です。ただ、解凍するときにパスワード入力が求められるため、忘れないように保管しておいてください。

採用担当とのやりとりをスムーズで的確におこなう方法

履歴書をメール送付するのは、あなたと企業のファーストコンタクトになります。書類選考前からマイナスの印象を与えないように、履歴書送付のマナーはきちんと理解しておく必要があります。

一方で、「メール一通で不採用になったらどうしよう」「スマホでの操作が不安」と一人で悩みすぎてしまうのも、大切な転職活動において大きなストレスになりかねません。

もし、企業とのやりとりやマナーに少しでも不安を感じるなら、転職エージェントを賢く活用することをおすすめします。転職エージェントでは求人の紹介だけでなく、あなたに変わって企業担当者とのやりとりもしてくれます。

忙しくて返信が遅れてしまった、メール等の送り方でミスしてしまいマイナスの印象を与えてしまったという不安やリスクを回避できます。

無料で、何人もの転職をサポートしてきたプロの力を活用できるので、特に初めての転職活動という方は使ってみて損はないと思います。

やりとり3万字以上の丁寧なカウンセリングを重視して、キャリアゴールから逆算した転職支援を受けたい人は、すべらないキャリアエージェントに相談してみるのがおすすめです。