履歴書をメール送付する際のマナーとは?パスワードの付け方も解説

PC パソコン 女性 手 ネット インターネット

履歴書をメール送付する際のマナーを解説します!

また、ファイル形式とパスワードについて、どのように設定するのが良いのかなども合わせて紹介していきます!

この記事を書いた人
末永 雄大
アクシス代表取締役社長。リクルートキャリアで様々な企業の採用支援を経験、MVP6回受賞。転職エージェントや有料転職相談サービス「マジキャリ」など複数サービスを展開。Youtubeの総再生数は200万回以上、Yahooニュース・東洋経済オンラインでも情報発信。著書「成功する転職面接」「キャリアロジック」

履歴書を送付する際のメールアドレスのマナー

応募先の企業へ履歴書をメール送付する際は、添付ファイルが開けるメールアドレスが望ましいと言えます。具体的に挙げるなら、Gmailやyahoo!メール、iCloudメールといったフリーメールですね。

応募した企業側から資料ファイルが添付されたメールが届くことも考えられますので、フリーメールアドレスを使用するのが良いでしょう。フリーメールならスマホでも確認できますし、外出時もすぐ対応できるのでおすすめです。

一方、スマホや携帯電話のメールアドレスはできる限り避けたほうが無難です。なぜなら、応募先企業から添付ファイルが付いたメールが届いた際に、開くことができないケースがあるからです。

また、転職活動は私的なことであるため、現職のメールアドレスは使わないようにするのが良いですね。

不適切なメールアドレス名は避ける

メールアドレス名についてですが、不適切なものは避けたほうが良いでしょう。なぜなら、転職活動の際に相応しくないメールアドレス名を使ってしまうと、採用担当者の心象が悪くなってしまう可能性があるからなんです。

具体的には、自分の趣味を表現したようなメールアドレス名や、意味がなく英数字を羅列したようなメールアドレス名ですね。応募先企業の採用担当者に見られても恥ずかしくないメールアドレス名にしておきましょう。

履歴書などをメールで送付する際には、シンプルに自分の名前や転職活動に関連付けた英単語にしておくのが無難だと言えますね。

【例文付き】履歴書をメールで送る際の文章

履歴書をメールで送る際にどのような文章にしたら良いのか、以下に例文を用意しました。

メールの例文

Mail.address@〜

件名:履歴書ご送付の件【氏名】

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○(ご自身の氏名)と申します。

ご指示いただきました履歴書をお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

添付したファイルには、念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

--------------------------------------
氏名
〒○○○-○○○○
住所 ○○県○○市○○○
電話番号 090-○○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@〜
--------------------------------------

履歴書をメールで送るときの文章の作り方を以下の順番で解説していきます。

件名

件名は「履歴書ご送付の件【氏名】」のように、一目見てメールの用件と差出人がわかるような内容にしてください。

採用担当者は多くの応募者と連絡を取り合っているので、メールボックスを開いた段階で用件が分かるようにするためです。

ただし、採用担当者側からきたメールに対して返信する形で履歴書を送る場合は、件名を変える必要はありません。

宛先

ビジネスメールにおいて、本文を書き始める前にまず送り先の「会社名」と「相手の名前」を書くのが決まりです。

株式会社○○
人事部 ○○様

初めて応募するときに採用担当者名が分からないケースもあるかと思います。その際には宛名を「採用ご担当者様」もしくは「人事ご担当者様」とするのがベターです。

あいさつ

次にあいさつをするのもルールです。基本的には以下のように書けば大丈夫ですが、自身の名前を名乗る前に「○○(転職サイト)から応募いたしました○○(ご自身の氏名)と申します」と前置きが必要な場合もあります。

例えば、求人票に「○○(転職サイト名)からの応募者であることを記載してください」と書かれていた場合には、前置きをしっかりと明記するようにしましょう。

お世話になっております。
○○(ご自身の氏名)と申します。

ただ、はじめての相手にメールを送るときはお世話になっておりますではなく「はじめまして」と書きましょう。

本文

本文は用件を最初に書いて、その他の連絡事項を後から付け加える形になります。

今回は履歴書を送るメールということなので、まずは「履歴書を送ること」から書き始めます。続いて「パスワードをかけたこと」や「パスワードは後から送ること」など、その他の連絡事項を続けて書きます。

具体的には以下のような感じですね。

ご指示いただきました履歴書をお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

添付したファイルには、念のためパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードをお送りさせていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。

履歴書は個人情報が多く記載されているので、パスワードをしっかりと設定しておきましょう。近年、個人情報の取り扱いに企業も非常にデリケートなため、パスワード設定しておくことで「情報管理がしっかりできる人」という印象を与えることができます。

もし、履歴書にパスワード設定せずに送ってしまうと「セキュリティ管理意識が低いのではないか」と思われてしまう可能性があるので注意しましょう。

締めのあいさつ

本文を書いたら、締めのあいさつに繋がります。締めのあいさつはまず感謝の言葉と「面接をお願いしたい」という内容を書きます。

最後に「何卒、よろしくお願い申し上げます。」と締めます。ただこの締め方については、本文の流れで「よろしくお願い申し上げます。」と締めても問題ありません。

実際に書くときは、以下のような流れにすると良いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

署名

署名は自分の名前や連絡先などを書きます。いってしまえば、メールで送る名刺のようなものです。

ビジネスの場では、メールの最後に署名をつけて送るのがマナーなので、忘れずに記入しましょう。

--------------------------------------
氏名
〒○○○-○○○○
住所 ○○県○○市○○○
電話番号 090-○○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@〜
--------------------------------------

履歴書はPDFにしてメール送付する

履歴書のファイル形式はPDF形式に変換保存して送付するのがおすすめです。なぜなら、応募先の企業側でレイアウトの崩れがなく印刷することができますし、手違いで記載を変更してしまう可能性が低くなるからなんです。

WordやExcelのファイルであれば「名前を付けて保存」を押します。この際、添付ファイル名は「日付_履歴書_氏名」のように、分かりやすくしておくと良いですよ。

その後、ファイルの種類を「PDF」にして保存すればOKです。その他のファイル形式でも「PDF作成・変換ソフト」を利用すれば、PDF形式に変換することができますよ。

もちろん、応募先の企業からファイル形式の指示がある場合には、そちらの指示にしたがって送付するようにしましょう。

【例文付き】履歴書のパスワードをメールで送る際の文章

履歴書をメールで送る際には、パスワードを設定した履歴書を添付したメールとパスワードを通知するメールの2通を送付します。

まず初めに、履歴書のパスワードをメールで送る際にどのような文章にしたら良いのか、以下に例文を用意しましたので参考にしてみてくださいね。

メールの例文

件名:履歴書のパスワード送付の件【氏名】

株式会社○○
人事部 ○○様

先ほど、履歴書をお送りさせていただいた○○(ご自身の氏名)と申します。
添付ファイルに設定したパスワードを送付いたします。

パスワード ○○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

--------------------------------------
氏名
〒○○○-○○○○
住所 ○○県○○市○○○
電話番号 090-○○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@〜
--------------------------------------

次でパスワードの設定方法について、さらに詳しく解説していきますね。

履歴書にパスワード設定する方法

履歴書にパスワードを設定する方法ですが、WordとExcelの機能を利用してパスワード設定する方法と、Lhaplus(ラプラス)を使った設定方法の2つがあります。

今回は上記の2通りに分けて、パスワード設定の方法をご紹介していきたいと思います。

Word・Excelでのパスワード設定

Word・Excelの場合は、パスワード設定したい履歴書のファイルを選択して「名前を付けて保存」を押し、保存先として「デスクトップ」を選択します。

「名前を付けて保存」の画面が映し出されたら、右下にある「ツール」を押します。その後「全般オプション」を選んで、読み取りパスワードと書き込みパスワードのボックスに、パスワードを入力してOKを押します。

ちなみに、読み取りパスワードはファイルを開く際に入力するパスワードで、書き込みパスワードはファイルを編集するために必要なパスワードとなっています。

パスワードの確認で再度、自分で決めたパスワードを入力し「名前を付けて保存」という画面に戻ったら「保存」を押します。

これでWord・Excelで作成した履歴書にパスワードを設定できたことになります。

Lhaplusでのパスワード設定

Lhaplus(ラプラス)は、パスワード付きの圧縮ファイルが作成できる定番の圧縮・解凍ソフトで非常に有名なソフトです。

「一般設定」の画面を開き、右下にある「詳細設定」を押して「圧縮設定2」を選択するとパスワードの設定がおこなえます。

パスワードを常に固定するか、それとも圧縮時にパスワードを指定するか選択をしたのち、圧縮したい履歴書のファイルをLhaplus(ラプラス)のアイコンにドロップします。

その際に設定するパスワードが求められますので、自分で作ったパスワードを入力してOKを押します。

これでパスワード付き圧縮ファイルが完成です。ただ、解凍するときにパスワード入力が求められるため、忘れないように保管しておいてくださいね。

採用担当とのやりとりをスムーズで的確におこなう方法

履歴書をメール送付するのは、あなたと企業のファーストコンタクトになります。書類選考前からマイナスの印象を与えないように、履歴書送付のマナーはきちんと理解しておく必要があります。

この記事を読んでくださっている人の中には、不安を感じている人やマナーに自信がないという人もいるかもしれません。

そんなときは転職エージェントに頼ってみるのも1つの手段だと思います。転職エージェントでは求人の紹介だけでなく、あなたに変わって企業担当者とのやりとりもしてくれます。

忙しくて返信が遅れてしまった、メール等の送り方でミスしてしまいマイナスの印象を与えてしまったという不安やリスクを回避できます。

無料で、何人もの転職をサポートしてきたプロの力を活用できるので、特に初めての転職活動という方は使ってみて損はないと思います。

ただ、キャリアアドバイザーによってサービスの質やスキル、保有している求人が異なるので、2〜3社複数登録をして利用する転職エージェントを決めるのがベストですね。

以下に筆者オススメの転職エージェントをご紹介しますので、ぜひ活用してみてください。

大手や人気企業の求人を多数保有!大手エージェント

大手エージェントには、全業界・職種の求人が集まっています。さらに、大手企業や人気企業の求人を独占で持っていることも。
幅広い選択肢の中から求人を提案してもらいたい、大手企業や人気企業への転職を検討しているという方は登録しておきましょう。

業界No.1!転職者の8割が利用している
国内最大の定番エージェント

ポイント

  1. 求人数が業界No.1!人気企業・大手企業の非公開求人を多数保有
  2. 数の強みを活かした幅広い業界・職種の提案が可能
  3. たくさんの求人の中から比較検討できる

リクルートエージェントに
相談する

20代の登録者数No.1!
20代・第二新卒向けの非公開求人を多数保有

ポイント

  1. 新卒サイトの掲載社数No.1!若手層を採用したい企業とのコネクションが豊富
  2. 20代向けの全業界・職種の求人を網羅
  3. 若手層の転職サポート・アドバイスに強い!転職サポートの手厚さに定評あり!

マイナビエージェントに
相談する

年収500万円以上の転職を目指す人向け

ハイクラス求人は全体的に少ないため網羅するためにも、転職サイトと転職エージェントは両方に登録しておくのがオススメです。

年収600万〜1500万の優良求人を多数掲載している転職サイト

登録しておくだけでスカウト機能が使えるので、どんな企業からどんなスカウトが来るかで、気軽に自分の市場価値を確かめることができますよ。

ポイント

  1. 企業の採用責任者やヘッドハンターから直接スカウトが届く!
  2. 中小のエージェントとのコネクションも作れるので、大手エージェントと併用して利用するのがオススメ
  3. 大手エージェントで取り扱っていないような隠れた優良求人が見つかる

ビズリーチ(転職サイト)に
相談する

国内3位、高年収求人領域では国内No.1の転職エージェント
外資系企業やコンサル、管理職/専門職への転職サポートに強み(経験者のみ対象)

ポイント

  1. 年収600〜1500万円の高年収の非公開求人を大量に保有
  2. 30〜40代のマネジメント層や専門スキルを持った人向けの求人も多数
  3. 業界・職種別コンサルタントによるレベルの高いサポートを受けられる
※正しい連絡先・ご経歴を入力することで、より条件にマッチした求人のご紹介が可能になります

JACリクルートメントに
相談する

既卒・正社員経験が少ない人向けの転職エージェント

未経験OK、正社員経験ナシでもチャレンジできる求人を多数保有!20代で経歴に自信がない方向けに手厚い就職サポートを実施しています。
大手エージェントと合わせて登録しておきましょう。

18〜20代前半未経験OKの求人数は業界トップクラス!
人材業界で多数サービスを展開するレバレジーズが運営!若手向け転職支援サービス

※対象エリアは東日本(渋谷、立川、秋葉原、池袋、千葉、横浜)と西日本(大阪、福岡、名古屋、神戸)となります

ポイント

  1. 経歴よりも人柄を重視して積極採用する企業を紹介!
  2. 20代前半未経験の方向けの求人2300件以上
  3. ハタラクティブ独自の自分発見カウンセリングが無料で受けられる!

ハタラクティブに
相談する

急成長のベンチャーとして、多くのメディアに掲載されているUZUZが展開する
第二新卒・既卒・フリーターに特化した就職支援サービス

※サポートエリアが首都圏・関西圏に限られます。
愛知・福岡にお住いの人は、ニート/フリーター/既卒の求人を豊富に保有しているハタラクティブへの登録がおすすめです。

ポイント

  1. 自身も早期離職経験があるキャリアアドバイザーが同じ目線でアドバイスしてくれる
  2. 10時間以上にも及ぶ丁寧なサポートで内定率UP!1年後の定着率は94.7%!
※登録後、キャリアアドバイザーが電話にてご状況をヒヤリングさせて頂きます

ウズキャリに
相談する

エンジニア・デザイナーの転職に特化した転職エージェント

エンジニアのフリーランス支援サービスも展開。
IT/WEB業界に特化しているからこその豊富な情報量×きめ細やかなサービス

※登録完了後、お電話にて転職活動のご状況をヒアリングさせて頂きます

ポイント

  1. 業界トップクラスの求人数とサポート実績。Webエンジニア向けの求人も多数(未経験の人は対応不可)
  2. 現役エキスパートエンジニアから応募書類の添削を受けられる
  3. 正社員とフリーランス、両方を想定したキャリア相談が可能

レバテックキャリアに
相談する

IT・Web・ゲーム業界に特化した転職エージェント。
求人企業と強いコネクションがあり、求人票では分からない企業情報も教えてもらえる人材紹介会社です。

ポイント

  1. IT・Web・ゲーム業界の非公開求人は約10,000件!(2019年12月時点)
  2. 新規事業・経営企画・クリエイター等のハイクラス求人を多数保有

ギークリーに
相談する

この記事とあわせて読まれている記事 Related

おすすめ人気記事 Popular

運営者プロフィール



アクシス株式会社 代表取締役

末永雄大

Suenaga Yuta

運営会社

Axxis(アクシス)株式会社は「ヒトとITのチカラで働くすべての人を幸せにする。」という理念に基づきキャリア領域で複数のプロダクト・サービスを提供するHRテックカンパニーです。

人気の転職エージェント