履歴書をメールで送るときのルールとは?証明写真や鍵についても解説

履歴書をメールで送るときのルールを解説します!

また、ファイル形式とパスワードについて、証明写真はどうすれば良いのかなども合わせて紹介していきます!

【例文付き】履歴書をメールで送る際の文章

メール画面

履歴書をメールで送るときの文章の作り方を以下の順番で解説していきます。

件名

件名は「履歴書ご送付の件」のように、一目見てメールの要件がわかるような内容にしてください。

採用担当者は多くの応募者と連絡を取り合っているので、メールボックスを開いた段階で用件が分かるようにするためです。

ただし、採用担当者側からきたメールに対して返信する形で履歴書を送る場合は、件名は変える必要はありません。

宛先

ビジネスメールにおいて、本文を書き始める前にまず送り先の「会社名」と「相手の名前」を書くのが決まりです。

株式会社○○
採用担当部 ○○様

相手の名前については送り先が部署単位であるなら、採用担当部というように部署まで書けば良いです。

あいさつ

次にあいさつをするのものルールです。基本的には以下のように書けば良いです。

お世話になっております。
〇〇(ご自身の氏名)です。

ただ、はじめての相手に連絡を送るときはお世話になっておりますではなく「はじめまして」と書きましょう。

本文

本文は用件をまず最初に書いて、その他の連絡事項を後から付け加える形になります。

今回は履歴書を送るメールということなので、まずは「履歴書を送ること」から書き始めます。続いて「パスワードをかけたこと」や「パスワードは後から送ること」など、その他の連絡事項を続けて書きます。

具体的には以下のようになります。

ご依頼されておりました履歴書をお送りします。
添付したファイルには、念の為パスワードをかけています。
パスワードにつきましては、後ほど追ってご連絡します。

締めの挨拶

本文を書いたら、締めの挨拶に繋がります。締めの挨拶はまず「感謝の言葉と面接をお願いしたい」という内容を書きます。

最後に「以上、何卒よろしくお願い申し上げます。」と締めます。ただこの締め方については、本文の流れで「よろしくお願い申し上げます。」と締めても問題ありません。

実際に書くときは、以下のような流れにすると良いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご面接の機会をいただけましたら恐縮です。

以上、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

署名は自分の名前や連絡先などを書きます。いってしまえば、メールで送る名刺がわりのようなものです。

ビジネスの場では、メールの最後に署名をつけて送るのがマナーなので、忘れずに記入しましょう。

---------------------------------------------
氏名〒〇〇〇-〇〇〇〇
住所 〇県〇市〇〇〇
電話番号 090-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇@〇〇〇.〇〇〇
---------------------------------------------

履歴書はPDFの鍵付きで送る

履歴書をメールで送るときは添付ファイルに鍵をつけ、履歴書をPDFのデータにして送るのが一般的です。履歴書のファイル名は「日付_履歴書_名前」のようにわかりやすくしておくと良いです。

ただし企業側からWardデータで欲しいなどの要望があった場合は、それに従いましょう。

また、履歴書をメールで送るときは添付ファイルにパスワードを設定しましょう。

ファイルに鍵をかけるときは、圧縮をすれば良いです。圧縮の仕方は、ファイルを選択し右クリックをしたのち、選択欄の「ファイルを圧縮」をクリックすればできません。

とはいえ、ファイルの鍵の掛け方は使用しているOSやデバイスにより変わるので、確実に上記の方法でできるわけではありません。

履歴書の写真はデータで持っておくと良い

メールで履歴書を送るなら、証明写真はデータで持っておくと良いです。

証明写真をデータで持っておくなら、主に以下の方法があります。

  • 証明写真をコンビニなどでスキャンする
  • データ化してもらえるスタジオで撮る
  • 自分のデジカメで撮る

この中ではデータ化してもらえるスタジオで撮る方法が、写真自体がもっとも綺麗に撮れるのでおすすめです。

ただ既に写真を撮ってしまっているなら、コンビニなどのスキャナーでスキャンをし、USBなどのデバイスに保存しておくと良いです。

自分が持っているデジカメで撮るのは、正式なものでなく綺麗に撮影できない可能性もあるのでおすすめしません。

履歴書やメールの正しい作り方を知りたいなら

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転職エージェントは、転職者が内定を獲得しやすいように面接対策してくれるのはもちろん、書類選考に通過しやすくなるように履歴書の正しい書き方をレクチャーしてくれます。

とはいえ、転職エージェントならどこに登録しても良いというわけではありません。転職エージェントを選ぶ基準は、担当になったキャリアアドバイザーとの相性で選ぶのが良いです。

相性の良いキャリアアドバザーを探すには、同時に2〜3社の転職エージェントに登録をして、複数のキャリアアドバイザーと面談を重ねるのが効率的です。

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