【例文テンプレ付】履歴書を同封する送付状の書き方を徹底解説！

履歴書と一緒に送付状(添え状)は送ったほうが良い

送付状(添え状・送り状)は、送らなければいけないというルールはありません。

しかし、ビジネスマナーとして書類を送るときに送付状(添え状・送り状)をつけることは常識の範囲なので、企業に応募する際は送付状(添え状・送り状)も一緒に送ることをおすすめします。

一方で、履歴書を送るときに、送付状(添え状・送り状)があるかないかのみで合否が決まってしまうことはほとんどありません。

ですので、履歴書をすでに送ってしまった場合、送付状(添え状・送り状)をつけ忘れてしまっても落胆しなくて大丈夫です。

送付状(添え状・送り状)の役割

送付状(添え状・送り状)には、主に以下の役割があります。

また、転職者の場合は上記の意味を踏まえ以下のような効果もあります。

それぞれ詳しく解説していきます。

初めのあいさつ

送付状(添え状・送り状)にはあいさつの役割があります。書類でも関係なく、ビジネスの場ではあいさつをするのが礼儀です。

突然本題に入るのではなく、送付状(添え状・送り状)を入れることにより、ワンクッション置いてから本題に入ることができます。

履歴書・職務経歴書の把握がしやすくなる

送付状(添え状・送り状)をつけることにより、中身の書類がどういったものなのかを把握しやすくなります。

企業の採用担当者は多くの応募書類を確認するので、送付状(添え状・送り状)である程度内容を把握できると、スムーズに履歴書を確認しやすくなります。

ビジネスマナーが身についているアピール

中途採用では、社会人としての振る舞いが求められます。書類などなにかを郵送するときに送付状(添え状・送り状)をつけるのは、ビジネスマナーの一環です。

とくにスキルや経験があまりない第二新卒年代では、ビジネスマナーがしっかりできているかは重要なポイントになります。

自分は最低限のビジネスマナーがしっかりと身に付いていることをアピールするためにも、履歴書を送るときは送付状(添え状・送り状)つけるのがおすすめです。

応募書類を読んでもらうためのアピール

送付状(添え状・送り状)を送ることにより、履歴書を確認する前のアピールになる可能性があります。

送付状(添え状・送り状)の内容次第では、履歴書を見る前段階で採用担当者に興味を持ってもらえるかもしれません。書類選考通過の補助として機能するケースもあります。

送付状(添え状・送り状)の書き方

まずはじめに、書き方を解説する前に送付状(添え状・送り状)を書く時の基本ルールは下記の通りです。

基本ルールでよく疑問に思われているのが、手書きが良いのかどうかという点かと思いますが、送付状(添え状・送り状)は一般的にパソコンで作成されます。

上記の点を踏まえ以下から、項目ごとに送付状(添え状・送り状)の書き方を紹介していきます。

日付

日付はポストに投函する日付を記入してください。

西暦と和暦についてはどちらでも良いですが、履歴書・職務経歴書の表記に合わせてください。

宛名

宛名は省略せずに株式会社から書いてください。

担当者の名前を書く場合は最後に「様」をつけます。名前ではなく人材採用部など部署単位で書く場合は「御中」になります。

住所・氏名・連絡先

自分の情報については「郵便番号」「住所」「連絡先」「名前」の順番で書きます。

連絡先に関しては、電話番号とメールアドレスを書きますが、メールアドレスは書いても書かなくてもどちらでも良いです。

電話番号は、固定電話番号でも携帯電話番号でも問題ありません。連絡がつきやすいほうを記載してください

前文

前文はまずはじめに「拝啓」からはじめます。転職など就活の送付状では、拝啓に続き「時候のあいさつ」を入れるのが一般的です。

前文は、相手の発展を喜ぶ言葉を入れてしめます。

主文

次に主文では「求人に応募する旨」「簡単な自己PR」を書きます。

ポイントとしては、端的にまとめて長く書かないことです。とはいえ端的に伝えすぎると熱意が伝わりにくくなってしまうので、3〜4行程度を目安にまとめましょう。

末文

末文では「面接のお願い」を書いたあとに締めの言葉として「結語」を書きます。

面接のお願いについては、自分が面接を希望しているがことを伝わるようにしてください。結語に関しては、前文を拝啓から書き始めたら、最後は敬具で締めます。

記

記の部分では、同封した書類の種類と枚数を書いてください。

送付状(添え状・送り状)の例文テンプレート

Wordで作成できる例文テンプレートとしては、以下のサイトから無料でダウンロードできます。

送付状(添え状・送り状)のダウンロードサイト

こちらの例文テンプレートをダウンロードしたら、手書きではなくパソコンで作成してください。

備考

ネット上にある送付状(添え状・送り状)のテンプレートをコピーすると、備考欄付きのケースがありますが、とくに何もない場合は空欄で良いです。

備考欄がない送付状(添え状・送り状)が一般的となっているので、無理に何かを書こうとしなくて良いです。

送付状(添え状・送り状)のNG例

次に、送付状(添え状・送り状)の書き方でのNG例を紹介します。

自己PRが長い

送付状(添え状・送り状)で自己PRを長く書いてしまうのは避けましょう。書類選考で送るものでメインとなるのは履歴書と職務経歴書です。

自己PRについては、履歴書と職務経歴書でも書く欄があるので、送付状(添え状・送り状)で長く書いてもとくに意味はありません。

それどころか、送付状(添え状・送り状)全体が長くなり、見づらくなってしまいます。

不要な内容は書かない

希望条件や勤務地の希望など、送付状(添え状・送り状)には不要な内容は書かないようにしてください。

送付状(添え状・送り状)はあくまでも、挨拶と同封した書類名・枚数を担当者に知らせるためのものです。希望条件は送付状(添え状・送り状)には不適切な内容になります。

どうしても譲れない条件がある場合は、履歴書にある本人希望欄に書くようにしましょう。

テンプレートの流用に注意

先ほど送付状(添え状・送り状)のテンプレートがあるとお伝えしました。

添え状はあくまで、ビジネスマナーの一環であり、単に同封物の内容を示すものなので、テンプレートを使うこと自体は問題ありません。

ただし、自分の氏名や送付先の宛名、時候の挨拶の部分の変更を忘れてしまい、そのまま送ってしまうことのないよう注意が必要です。

メールでも氏名を変更し忘れて、テンプレートのまま送ってしまうミスをされる方は意外に多いです。

そういったミスは、自分自身の評価を落としてしまうリスクがかなりあるので、細心の注意を払いましょう。

履歴書・職務経歴書など正しい書類の書き方を知りたいなら

書類選考で送るような送付状(添え状・送り状)に限らず、履歴書や職務経歴書の正しい書き方を知りたいなら、転職エージェントの利用がおすすめです。

転職エージェントは、転職者が内定を獲得しやすいように面接対策してくれるのはもちろん、書類選考に通過しやすくなるように履歴書や送付状(添え状・送り状)の添削もおこなってくれます。

とはいえ、転職エージェントならどこに登録しても良いわけではありません。転職エージェントを選ぶ基準は、担当になったキャリアアドバイザーとの相性で選ぶのが良いです。

相性の良いキャリアアドバイザーを探すには、同時に2～3社の転職エージェントに登録をして、複数のキャリアアドバイザーと面談を重ねるのが効率的です。