履歴書に同封する送付状の正しい書き方を解説!手書きはダメなの?

履歴書を送る際に同封する送付状(添え状・送り状)について、役割やそもそも必要なのか、正しい書き方など様々な観点から解説していきます。

また、テンプレート、NG例、合否への影響についても合わせて紹介します。

送付状(添え状・送り状)の役割

送付状(添え状・送り状)には、主に以下の役割があります。

  • 初めのあいさつ
  • 履歴書など内容の把握がしやすくなる
  • その他伝えたい内容

また、転職者の場合は上記の意味を踏まえ以下のような効果もあります。

  • ビジネスマナーが身についているアピール
  • 応募書類を読んでもらうためのアピール

それぞれ詳しく解説していきます。

初めのあいさつ

まず、送付状(添え状・送り状)にはあいさつの役割があります。書類でも関係なく、まずはじめにビジネスの場ではあいさつをするのが礼儀です。

突然本題に入るのではなく、送付状(添え状・送り状)を入れることにより、ワンクッション置いてから本題に入ることができます。

履歴書など内容の把握がしやすくなる

送付状(添え状・送り状)をつけることにより、中身の書類がどういったものなのかを把握しやすくなります。

企業の採用担当者は多くの応募書類を確認するので、送付状(添え状・送り状)である程度中身を把握できると、スムーズに履歴書を確認しやすくなります。

その他伝えたい内容

履歴書では伝えきれなかった内容も、送付状(添え状・送り状)をつけることにより、伝えることができます。

ビジネスマナーが身についているアピール

中途採用では、社会人としての振る舞いが求められます。書類などなにかを郵送するときに送付状(添え状・送り状)をつけるのは、ビジネスマナーの一環です。

とくにスキルや経験があまりない第二新卒など若い年代では、ビジネスマナーがしっかりできているかは重要なポイントになります。

自分は最低限のビジネスマナーがしっかりと身に付いているということをアピールするためにも、履歴書を送るときは送付状(添え状・送り状)つけるのがおすすめです。

応募書類を読んでもらうためのアピール

送付状(添え状・送り状)を送ることにより、履歴書を確認する前のアピールになる可能性があります。

送付状(添え状・送り状)の内容次第では、履歴書を見る前段階で採用担当者に興味を持ってもらえるかもしれません。それが履歴書の内容確認にもつながり、書類選考通過の補助として機能することもあります。

履歴書と一緒に送付状(添え状)は送ったほうが良い

送付状(添え状・送り状)は、送らなければいけないというルールはありませんが、ビジネスマナーとしては書類などを送るときに送付状(添え状・送り状)をつけることは常識の範囲なので、企業に応募する際は送付状(添え状・送り状)も一緒に送ることをおすすめします。

また先ほど伝えたように、ビジネスマナーを心得ているアピールにもなります。履歴書を送るときに送付状(添え状・送り状)をつけることはルールではありませんが、送ったからといってマイナスの印象になることもありません。

印象が下がることはないの対し、上がる可能性はあることも考慮すると、送付状(添え状・送り状)は送っておいても間違いなく損はしませんね。

送付状(添え状・送り状)の書き方

面接のために送る送付書

まずはじめに、書き方を解説する前に送付状(添え状・送り状)を書く時の基本ルールは下記の通りです。

  • 紙のサイズはA4で作る
  • 横書きで作成
  • パソコンで作成(手書きはNG)
  • ですます調で統一する

基本的ルールでよく疑問に思われているのが、手書きが良いのかどうかという点かと思います。こちらについては送付状(添え状・送り状)はビジネス文書となるので、パソコンで作成するのがマナーです。

上記の点を踏まえ以下から、項目ごとに送付状(添え状・送り状)の書き方を紹介していきます。

日付

日付は郵送する日付を記入してください。西暦と和暦についてはどちらでも良いです。履歴書に書いてあるほうに合わせておくのが無難でしょう。

宛名

宛名は省略せずに株式会社から書いてください。

担当者の名前を書く場合は最後に「様」をつけます。名前ではなく人材採用部など部署単位で書く場合は「御中」になります。

住所・氏名・連絡先

自分の情報については「郵便番号」「住所」「連絡先」「名前」の順番で書きます。

連絡先は電話番号の後にメールアドレスを書いても良いです。電話番号については固定電話よりも携帯電話のほうが連絡が付きやすいなら、携帯電話の番号で良いです。

前文

前文はまずはじめに「拝啓」からはじめます。転職など就活の送付状では、拝啓に続き「時候のあいさつ」を入れるのが一般的です。

前文は、相手の発展を喜ぶ言葉を入れてしめます。

主文

次に主文では「求人に応募する旨」「簡単な自己PR」を書きます。

ポイントとしては、端的にまとめて長く書かないことです。とはいえ端的に伝えすぎると熱意が伝わりにくくなってしまうので、注意しましょう。

末文

末文では「面接のお願い」を書いたあとに締めの言葉として「結語」を書きます。

面接のお願いについては、自分が面接を希望していることを伝えれば良いです。結語に関しては、前文を拝啓からはじめた場合、敬具でしめるのが一般的です。

記の部分では、同封した書類の種類と枚数を書けば良いです。

送付状(添え状・送り状)のテンプレート

送付状(添え状・送り状)は履歴書などと違い、市販されているものがないので、ネットに落ちているテンプレートを使用して良いです。

Wordで作成できるテンプレートとしては、以下のサイトからダウンロードできます。

送付状(添え状・送り状)のダウンロードサイト

こちらのテンプレートをダウンロードしたら、手書きではなくパソコンで作成してください。

送付状(添え状・送り状)のNG例

次に、送付状(添え状・送り状)の書き方でのNG例を紹介します。

自己PRが長い

送付状(添え状・送り状)で自己PRを長く書いてしまうのは避けましょう。書類選考で送るものでメインとなるのは履歴書と職務経歴書です。

自己PRについては、履歴書と職務経歴書でも書く欄があるので、送付状(添え状・送り状)で長く書いてもとくに意味はありません。それどころか、送付状(添え状・送り状)全体が長くなり、見づらくなってしまいます。

自信のない経歴も言い訳はしない

職歴が短かったり、あまり実績を出せていないなど自信のない事柄を書くときは、言い訳せずに書くのが良いです。

言い訳らしい内容は、採用担当者に良い印象を与えません。自信のない経歴は、しっかり書こうとしすぎずに、簡潔にまとめるのがポイントです。

自慢話をしない

過去の業績などで良い成果をあげた実績を書くこと自体は良いのですが、こちらもあまり長く書いてしまっては、自慢話に見えてしまう可能性があり印象を悪くしてしまうかもしれません。

過去の業績については、数字や上司などから受けた評価を伝える程度で良いです。

不要な内容は書かない

希望条件や勤務地の希望など、送付状(添え状・送り状)には不要な内容は書かないようにしてください。

送付状(添え状・送り状)はあくまでも、挨拶と書類を送ったという連絡を担当者に知らせるためのものです。希望条件などは送付状(添え状・送り状)には不適切な内容になります。

どうしても譲れない条件がある場合は、履歴書にある本人希望欄に書くようにしましょう。

定型文オンリーで作成しない

先ほど送付状(添え状・送り状)のテンプレートがあるとお伝えしましたが、テンプレートに書いてある通りの文言のまま送るのはやめましょう。

ネットにあるテンプレートは誰でも使えるような表現で書かれていることがほとんどなので、多くの応募者を見てきている面接官になるとテンプレートだと見抜かれてしまう可能性が高いです。

送付状(添え状・送り状)の有無が直接合否には影響しない

これまで送付状(添え状・送り状)の書き方について解説してきましたが、正直履歴書を送るときに送付状(添え状・送り状)があるかないかが合否の判断基準になることはほとんどありません。

あくまでもビジネスマナーの一環として必要というだけであり、就活や転職時には必須となっているわけではありません。

ですので、履歴書をすでに送ってしまったが送付状(添え状・送り状)をつけ忘れてしまっても落胆しなくても大丈夫です。送付状(添え状・送り状)を忘れてしまっても、内定をもらえる可能性はあります。

送付状(添え状)など履歴書周りの書き方を知りたいなら

書類選考で送るような送付状(添え状・送り状)に限らず、履歴書や職務経歴書の正しい書き方を知りたいなら、転職エージェントの利用がおすすめです。

転職エージェントは、転職者が内定を獲得しやすいように面接対策してくれるのはもちろん、書類選考に通過しやすくなるように履歴書や送付状(添え状・送り状)の添削もおこなってくれます。

とはいえ、転職エージェントならどこに登録しても良いというわけではありません。転職エージェントを選ぶ基準は、担当になったキャリアアドバイザーとの相性で選ぶのが良いです。

相性の良いキャリアアドバザーを探すには、同時に2〜3社の転職エージェントに登録をして、複数のキャリアアドバイザーと面談を重ねるのが効率的です。

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