転職面接で役立つ!好印象なお礼メールの書き方!返信マナーも伝授!

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アクシス株式会社 代表取締役 末永雄大
新卒でリクルートキャリア入社。その後、サイバーエージェントにて集客支援を行う。 2012年転職エージェントとしてアクシス株式会社を設立。 ■Yahoo!ニュース(個人):IT/キャリアコンサルタントが語る「働き方3.0」 ■オールアバウトガイド:「キャリアプラン・転職ノウハウ」ガイド

こんにちは、自立型人材の転職・キャリア支援に特化した転職エージェント、アクシス代表の末永 雄大(すえなが ゆうた)です。

弊社運営サイト転職エージェントが語る「すべらない転職」では、主に20代~30代前半のビジネスパーソンを対象に、転職者に向けて転職のプロがぶっちゃけで転職やキャリア形成ノウハウをお伝えしています。

転職活動をしていると、応募先企業とのやりとりをすることが多くなりますよね。電話よりもメールでのやりとりが多くなると思いますが、どのような文章にするべきか調べながら、メールを送っている方もいるのではないでしょうか?

その中でも、特に判断に困ってしまうのは、「お礼メール」ですよね。「送った方がいいのかな?」「別に送らなくてもいいのかな?」なんて考えて、結局送らずそのまま…という方もいるかもしれません。

また、「送るとしたらどのタイミングがいいのか?」というところも気になりますよね。

今回は、そんな悩みを抱える方に向けて、「面接のお礼メールは必ず送るべき?」「【例文つき】お礼メールの書き方」「印象良くするお礼メールのコツ」など。気になることについて、ご紹介していきます。

面接のお礼メールは必ず送るべき?


面接のお礼メールは、ケースバイケースです。送りたい方は送っても良いですし、送らなくても問題ありません。お礼メールを送らなかったからといって、あなたの印象が悪くなることはありません。

なぜなら、お礼メールを送っても、選考が有利に働くことはないからなんです。

面接をして頂いて、どうしても感謝の気持ちを伝えたい!という方は、お礼メールを送っても良いでしょう。

ただし、応募者が多い企業の場合は、面接後にお礼メールを送っても、読んでもらえない可能性があります。

お礼メールを送ることで採用結果が関わることもある

基本的に合否には関係してきません。
ですが、稀に採用結果に関わるケースもあります。例えば、複数の応募者に同じような条件が揃っていて、どちらを採用するか決めかねている場合です。

他にも、お礼メールを送ることで採用担当者の印象に残り、好感度が上がる場合もあります。

ただ、必ずしも採用に影響するというわけではありませんし、1番重要なのは「面接」です。面接できちんとアピールできることはしっかりしましょう。

◆先に企業からメールがきた場合は?

自分からお礼メールを送る前に、企業から先にメールが来る場合もあります。
面接後に企業側から連絡が来る場合は、採用・不採用の連絡、次回の面接日程の調整、選考に関する内容であることがほとんどです。

その際には、別でお礼メールを送ることはせず、返信メールの冒頭でお礼を伝えるのが良いでしょう。その後に続けて、企業からの問い合わせ内容に対する返答を記載するのがベストです。

大事なのは、企業からメールが来た時には、できるだけ迅速に対応することです。

◆企業からお礼メールの返信が来た場合は?

お礼メールを送った後に、企業から返信をもらった場合は、内容をしっかりと把握し、返信に対するお礼を簡潔にまとめ、迅速に返信するようにしましょう。
その理由は、採否に影響する可能性があるためです。

メールの文面に質問事項などがあれば、きちんと回答することも忘れないようにしてくださいね。

お礼メールを送る目的とは?


お礼メールを送る目的は、「感謝」の気持ちを伝えることです。

忙しい中、面接の時間を割いてもらったことに対するお礼は、とても大切なことです。もし、あなたが採用担当者だったとして、お礼メールが送られてきたら嬉しく思うのではないでしょうか?

たとえ、選考が有利に働かなくとも、「丁寧な人だな」「しっかりした人だな」という印象は与えられます。

また、お礼メールを送ることで、応募企業へ入りたいという熱意のアピールにもなります。なぜなら、「わざわざメールをくれるなんて、この人は当社への志望度が高い」と感じてもらえるからです。

特に、応募先が中小企業やベンチャー企業だった場合、熱意を尊重していることもあります。

【例文つき】お礼メールの書き方


お礼メールを作成する際、どんなことを書いたら良いか迷ってしまうものだと思います。迷い悩んでいる方は、下記のお礼メールの例文を参考にしてみてください。

お礼メール文例

件名:一次面接のお礼【自分の名前】

株式会社▲▲
管理本部 人事部採用課
課長 ●● ●●様

いつもお世話になっております。
本日面接をして頂きました●●(自分の名前)と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。

短い時間ではございましたが、●●様のお話を伺う中で、貴社のサービスの高い質や社員満足度、活躍するために必要なスキルについて理解でき、一層志望意欲が高まりました。

以前より貴社を第一志望としておりましたが、本日の面接を通して、貴社で仕事をしたいという気持ちがますます強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールさせて頂きました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

(署名)
自分の名前
メールアドレス
電話番号

お礼メールを送る際は、短くシンプルなものにしましょう。担当者も面接以外の業務をおこなっている可能性が高いですし、大量のメールを受信している可能性もあります。

そのため、件名もシンプルにわかりやすくするのが良いです。一目でお礼のメールであるのがわかるようにしましょう。

純粋に面接に対するお礼を伝えるのはもちろんのこと、自分の印象付けを行うために、面接時にも伝えた企業への思いを文章に盛り込むのも◎

お礼メールを送る際に守るべき決まり事


お礼メールを送る際に、「フリーメールでいいの?」「どのタイミングで送ったらいいの?」など。きちんと知っておかないと、やっぱり不安ですよね。

結論から言うと、パソコンから送るのが望ましいです。

「フリーメールは絶対にダメなの?」と思う方もいるでしょう。フリーメールでも大丈夫ですが、スマートフォンは画面が小さいため、改行するとバランスが崩れてしまい、読みにくく相手にストレスを与えてしまいます。

また、お礼メールを送るタイミングですが、面接当日になるべく早く送るのが望ましいです。なぜなら、面接の合否判断は面接翌日、早い企業では面接当日に合否の結果を出すことがあるからなんです。

当日に送るのが難しいということであれば、翌日の午前中には送るようにしましょう。

ここで注意しておきたいのは、企業先の営業時間内に送ることです。営業時間以外に送ってしまうのは、基本的にマナー違反となります。

もう1つ気をつけたいのが、止むを得ずスマートフォンからお礼メールを送る場合です。

メールを初期設定のままにしている場合、メール文章の下部に「iPhoneから送信」と表示されてしまいます。この部分を忘れずにしっかり消すようにしましょう。

印象を良くするお礼メールのコツ


メールで良い印象を与えることができるなら、是非とも知っておきたい部分ですよね。
印象を良くするお礼メールのコツは5つあります。その5つのコツは下記の通りです。

  1. 件名は分かりやすく内容は短くシンプルにする
  2. 企業への想いを盛り込む
  3. 和やかな雰囲気の面接でもお礼は丁寧にする
  4. 絵文字などは使わずパソコンで作成する
  5. 面接時に言えなかったからといって、自己PRを書かない

上記5つのコツについて、さらに詳しく解説していきたいと思います。

件名は分かりやすく内容は短くシンプルにする

お礼メールは、できるだけ短くシンプルな形にするのがベストです。採用担当者の方でも業務をおこなっていますし、業務上メールでの連絡も取っているはずです。

だからこそ、わかりやすい件名をつけて送るのが望ましいと言えます。

件名や本文を長くしてしまうと、何が言いたいのが、何を伝えたいのかわからず、ストレスを感じさせてしまいます。

件名は「面接のお礼 自分の名前」にすること、これが何よりも大事です。メールを開かずとも、一目でお礼メールだと相手にわかってもらえるようにしましょう。

企業への想いを盛り込む

お礼メールは、面接をしてもらったことへのお礼だけではなく、企業への想いを盛り込むものです。

面接時に伝えたことを文章に盛り込みつつ、企業に対する志望度も伝えると、なお効果的だと言えますね。

お礼だけが書かれているお礼メールも悪くはありませんが、再度企業への想いが書かれてある方が、どんな応募者だったのか思い出してもらえます。

稀に企業によっては、面接での評価にメールでの印象がプラスされるケースもあります。
ただ、あまりにも過剰にアピールするのは避けましょう!

和やかな雰囲気の面接でもお礼は丁寧にする

面接の空気感はその企業により、大きく変わってきます。緊張感が漂う面接の場合もあれば、面接官がとてもフランクな方で、和やかな空気感で面接がおこなわれる場合もあります。

ここで気をつけたいのは、どんなに和やかな雰囲気で面接がおこなわれたとしても、そのテンションでお礼メールを送ってはいけない、という点です。

お礼メールは丁寧に作成し、「〜でした。笑」とか「もし採用して頂けたらしっかりと頑張ります!」など、軽い印象を受ける内容にしないこと。これは完全にマナー違反にあたります。

絵文字などは使わずパソコンで作成する

これは当然と言えば当然ですが、絵文字や顔文字などは決して文中に入れてはいけません。

どんなに面接が和やかな雰囲気だった、または相手が気さくな方だったとしても、お礼メールではけじめをつけましょう。

終始丁寧な言葉遣いを心がけながら、面接のお礼と企業への想い・志望度をしっかり伝えましょう。

面接時に言えなかったからといって、自己PRを書かない

緊張してしまって自己PRで伝えたことを伝えられなかった、伝え忘れてしまった、という経験をした方もいると思います。面接は誰でも緊張してしまうものですから、無理もありません。

しかし、だからと言ってお礼メールに自己PRを書くのは良くありません。なぜなら、「どうして面接時に言わなかったのだろう」と逆に企業側からの印象が悪くなってしまうためです。

ただ、面接で答えられなかったことに対して軽く補足する、というのはOKです。その際は、面接のお礼とうまく合わせて伝えるのがベストですよ。

複数回面接がある場合はどうしたら良いか


一次面接、二次面接、最終面接など複数回面接を受けるとなった場合、お礼メールは最終面接後に送るのがベストだと言えます。

毎度毎度お礼メールを送ってしまうのは、相手側にとっても負担になってしまいます。特に面接で伝え損ねたことがないようでしたら、一次面接・二次面接の後にお礼メールを送る必要はありません。

最終面接後に、時間を割いてもらったお礼と面接を通して、入社意欲が高まったことを伝えるメールを送るだけで十分です。

「どうしても面接後にメールを送りたい」という方は、その面接ごとに感謝の気持ちと感じたことを、手短に書くのが良いでしょう。

新たな転職をお考えの方へ

たかがメール、されどメール

たとえ面接が順調だとしても、たった1通で採用に大きな影響を与えてしまう恐れがあるのが、「お礼メール」の恐ろしいところです。

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