転職面接の日程調整メールの書き方・返信マナー【例文テンプレ有】

日程調整をしても評価が下がる可能性は低い

日程の変更をお願いしたからといって、評価が下がってしまう可能性は低いです。

ただ、日程の変更をする際におけるあなたのマナーや態度、姿勢が良くないと悪い印象を与えてしまうことになるので、注意が必要ですね。

例えば、メールの返信内容が稚拙であるとか、返信が遅かったりすると、「常識的なビジネスマナーがなっていない」「うちへの志望度が低いのではないか」という印象を与えてしまいます。

だからこそ、日程調整をお願いしたいときには、できる限り丁寧な内容にした上でスムーズにメールのやりとりを進めるのがベストだと言えますね。

【ケース別】面接日程調整メールの例文

早速、ケース別に面接日程調整メールの例文テンプレートを紹介します。自分のケースに当てはまる例文テンプレートを選び、企業名や名前を書き換えてお使いください！

初めて応募するときに採用担当者名が分からないケースもあるかと思います。その際には宛名を「採用ご担当者様」もしくは「人事ご担当者様」とするのがベターです。

面接日程の候補を企業に提案する場合のメール例文

企業に面接日程候補の提案をする際、希望日程は箇条書きにしましょう。曜日や終了時間も明示しておくと、人事担当者にも分かりやすく親切ですね。

また、最初から本題に入るのはNGです。あいさつやお礼を述べてから、本題に移ると好印象です。

企業から提示された候補日から選ぶ場合のメール例文

面接の候補日を送ってもらったことへのお礼を忘れずに伝えましょう。

また、企業から提示された日程の中で、面接可能な日程が複数ある場合は「第一希望・第二希望」という形でいくつか日程を提示すると良いでしょう。

面接日程を最終確認・確定する場合のメール例文テンプレート

面接日程を最終確認・確定する際は、以下の3つを明示して「この日程にてお伺いします」と返信しましょう。

また、採用担当者が不明な場合は、メールで事前に確認をしておくことをおすすめします。

面接日程の再調整を希望する場合のメール例文テンプレート

企業側に面接日程候補を提示されたものの、現職の都合などで調整がつかないケースもあると思います。

企業側から提案された日程で調整することが難しい場合は、早めに返信するようにしましょう。

やむを得ず、営業時間外の面接を依頼しなくてはならない場合や、土日の面接を依頼したい場合は、その旨のお詫びをしっかりと述べましょう。

その上で「営業時間外や土日の面接対応が難しい場合は、平日の日中の時間帯に面接にお伺いできるよう調整を致します」といったように、企業任せにせず自分が調整をするという姿勢を示すことも大切です。

面接日程確定後に日程変更をする場合のメール例文テンプレート

面接日程を確定した後にどうしても優先しなければならない急用が入ってしまった、というケースもあるでしょう。

面接日程を確定した後に日程変更の連絡を入れるのは気が重いかもしれませんが、きちんとその旨を伝えるのがベストです。面接に行けないと分かり次第、できるだけ早く送るようにしましょう。

その際には、まずきちんとお詫びをした上で、なぜ再調整する必要があるのかという理由を述べるのが望ましいですね。また、あなたのほうから別の候補日を提示することを記載するようにしましょう。

面接を辞退する場合のメール例文テンプレート

「辞退のメールは必ず送らなきゃいけないの？」と疑問に感じる人もいるかもしれませんが、辞退メールは必ず送りましょう。

面接の日程調整など、企業はあなたの面接のために貴重な時間を割いていますので、失礼のないように心掛けてください。

また、理由に関しては「一身上の都合」「諸般の事情」などの表現で構いません。

相手から理由を尋ねてくることもあまりありませんし、もし理由を問われたとしても、その際に具体的な理由を答えれば大丈夫です。

ビジネスメールで押さえておきたい基本的マナー

転職面接の日程調整のメールのみならず、全てのビジネスメールに共通する基本的なマナーを押さえておく必要があります。

今回ご紹介する4つのマナーを確認し、適切なメールを送るように心がけましょう。

24時間以内に返信する

企業とのメールでのやり取りをする際は、できるだけ24時間以内に返信することを心がけましょう。

メールの返信が遅いと「社会人としてのマナーに欠けている」と採用担当者に対して悪い印象を与えてしまう可能性があります。

また、悪印象を与えてしまうだけではなく、他の応募者が日程を埋めてしまう可能性がありますし、内定者が出てしまう可能性もあります。

だからこそ、メールを見たらすぐに返しましょう。すぐに返信できない場合は「○日までにはご返信いたします」というように取り急ぎの返信を送るようにしましょう。

件名は変更しない

メールを返信する際には、件名に「Re:」を残したままにしておき、企業から届いた件名と本文も残すのがベストです。なぜなら、そのほうが採用担当者が管理をする際に都合が良いからなんです。

件名を変更したり本文を消してしまうと、何の連絡だったのか、どんな内容だったのかわからなくなってしまう可能性があります。

例えば件名が「面接日程のご連絡」となっている場合は「Re:面接日程のご連絡(自分の名前)」にするのが良いですね。

また、やりとりを繰り返すうちに件名に「Re：Re：Re：」と多く表示されますが、この場合は「Re:」を1つだけ残しておけばOKです。

署名をつける

メール文の最後には、必ず署名を入れましょう。なぜなら、署名がないと誰からのメールなのか分からず、採用担当者を困らせてしまう可能性があるからなんです。

署名はフルネームと携帯の電話番号、メールアドレスの3点セットです。フルネームの漢字が難読の場合は、カッコ書きで読み仮名を記載しておくと親切ですね。また、署名に使用する罫線はシンプルなものがおすすめですよ。

改行は正しく使う

メールの本文を作る際には、改行を正しく使うのも大事なポイントになります。なぜなら、内容を読みやすくなるからなんです。

例えば、相手先の企業名を記載したら改行を入れて、次に部署名と採用担当者名を持ってくると、誰に宛てたものなのか把握しやすくなりますね。このとき、採用担当者名をフルネームで書くと、より丁寧な印象を与えることができますよ。

本文のほうですが、全体的に読みやすさを意識して改行するのがおすすめです。あいさつや用件など、その要素ごとに段落分けするのが良いですね。

スマートフォンから作成する場合は、そのスマートフォンの表示形式とは異なり、そのまま表示されてしまう可能性があるため、念入りにチェックしてから送るようにしましょう。

日程調整メールで押さえておきたいポイント

日程調整メールで人事に好印象を持ってもらうために、以下の5つのポイントを意識する必要があります。

意外と見落としがちなポイントもあるので要チェックです！

では、それぞれのポイントについて解説していきましょう。

候補日程は複数提示する

企業の人事は他の転職者の選考も並行して進めており、企業の予定と自分の候補日程が合わないこともあるため、候補日程は複数提示するようにしましょう。

最低でも3つ以上の日程を提示しておくのがオススメです。

候補日程は基本的に10:00〜19:00にする

企業の中途採用面接は、開始時間が10:00〜19:00が一般的なので、その中で候補日程を提示するようにしましょう。

現職の都合で19:00までに面接を受けることが難しい人もいると思いますが、できることなら上記の時間の範囲内で候補日程を送ったほうが良いですね。

やむを得ず、営業時間外の面接を依頼しなくてはならない場合や、土日の面接を依頼したい場合は、お詫びをした上で企業側に可能かの相談をしてみましょう。

その際は「営業時間外や土日の面接対応が難しい場合は、平日の日中の時間帯に面接にお伺いできるよう調整を致します」といったように、自分が調整をするという姿勢を合わせて示すことも大切です。

候補日程は終了時間を明記する

候補日程を提示する際は「○/○(月)13:00〜19:00終わり」のように終了時刻を必ず明示しましょう。

「○/○(月)13:00〜19:00」と書かれているだけだと、19:00終了なのか19:00開始なのか企業の人事が迷ってしまいますので、気をつけましょう。

第一志望の企業の候補日程は最後にする

第一志望の企業は、その他の企業の選考を含めて1番最後に設定しましょう。

他の企業の面接を受けることで少しずつ面接に慣れてくるので、第一志望の面接での緊張を減らすことができます。

第一志望の企業の面接を有利に進めるためのコツとして、覚えておきましょう。

直近の日程だけでなく翌週の候補日も明示する

候補日程は、翌日や翌々日の日程だけではなく、数日先の候補日、できれば翌週の候補日も含めて提示するようにしましょう。

直近のスケジュールだと企業が日程調整できないこともあるため、少し余裕を持って先の日程も提示すると、人事も日程を調整しやすいです。

面接日程などメールのやり取りに自信がないへ

求人募集をかけている企業と面接日程のメールをするポイントをお伝えしてきましたが、それでも自信がないな…と感じる人もいると思います。

中には、現職で忙しく仕事をしながら企業とメールのやり取りをするのはストレスに感じてしまう、という人もいるかもしれません。

そういう悩みを抱えている人は、転職エージェントの利用をおすすめします。なぜなら、転職エージェントにはキャリアアドバイザーがおり、あなたの代わりに企業とのメールや連絡をおこなってくれるからなんです。

万が一、現職の都合で面接日程の変更を申し出ても、キャリアアドバイザーに対応してもらえるので、企業側に悪印象を与えてしまう可能性も低いです。

ただ、キャリアアドバイザーによってサービスの質やスキル、保有している求人が異なるので、2〜3社複数登録をして利用する転職エージェントを決めるのがベストですね。

お礼メールの書き方について

この記事が、転職面接の日程調整メールを書く際の参考になれば幸いです。また、面接が終わったら、お礼メールを送るのを忘れないようにしてくださいね！

※お礼メールの書き方は、こちらの記事で解説しています。

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