転職の面接日程調整で評価が下がる？好印象を与えるメール例文6選とNG例

転職の面接で日程調整をしても評価が下がる可能性は低い

転職面接の日程調整では、やり取りによって評価が下がる可能性は低いです。

はじめに、面接日程で評価が下がりにくい理由と、評価に影響する行動についてお伝えします。

採用担当が見ているポイント

日程調整において採用担当が見ているポイントは「違和感なくやり取りができるかどうか」「相手への配慮ができているかどうか」です。

具体的には、企業の都合を考えて日程を提示したり、調整が難しい時に事情や理由の説明までしっかりとしてくれるかという点です。

評価が下がる行動

日程調整において評価が下がる行動例としては、以下のようなものが挙げられます。

基本的に、採用担当者の立場になった時に「されると困ること」「不快に感じること」をしなければ、評価が下がることはありません。

転職面接の日程調整の進め方

ここでは、転職面接の日程調整の進め方やポイント・日程が合わない場合の対応方法について紹介します。

日程調整を進める際の基本

面接の日程調整を進める際には、以下の流れで進めていきます。

また、こちらから日程を提示する場合には、複数候補を提示し、その中から先方が選択する形になります。

候補日を提示する際のポイント

面接の日程調整で候補日を提示する際には、以下のポイントを意識してみてください。

こちらから日程を提示する際には、基本的に相手の都合に合わせて選択しやすいようにすると良いです。

どうしても就業後の時間しか確保できない場合は、補足で説明することも大切です。

日程が合わない場合の対応

先方から提示された日程候補が合わない場合には、丁寧に理由を説明したうえで別の日程を確認すると良いです。

また、面接の確定連絡がきた後の調整は先方にも迷惑がかかるため、候補日時が変更になった時点で連絡することが大切です。

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【ケース別】転職面接の日程調整メール例文

ここでは、ケース別の日程調整メールの例文を紹介していきます。

面接日程の候補を企業に提案する場合のメール例文

企業に面接日程候補の提案をする時には、希望日程は箇条書きにすると良いです。

また、曜日や終了時間も明示しておくと、人事担当者にも分かりやすく親切です。

企業から提示された候補日から選ぶ場合のメール例文

企業から提示された候補日を選ぶ際には、まずは面接の候補日を送ってもらったことへのお礼も伝えることも大切です。

また、提示された日程の中で面接可能な日程が複数ある場合は、「第一希望・第二希望」といくつか提示すると良いです。

面接日程を最終確認・確定する場合のメール例文

面接日程を最終確認・確定する際は、以下の3つを明示して返信すると良いです。

また、採用担当者が不明な場合は、メールで事前に受付方法や担当者を確認をしておくことも大切です。

面接日程の再調整を希望する場合のメール例文

企業側に面接日程候補を提示されたものの、現職の都合などで調整がつかない場合は、早めに返信することが大切です。

また、やむを得ず営業時間外や土日の面接を依頼したい場合は、その旨のお詫びをしっかり述べると良いです。

その上で「営業時間外や土日の対応が難しい場合は、平日日中で伺えるように調整いたします」と、自分が調整をする姿勢を示すことも大切です。

面接日程確定後に日程変更をする場合のメール例文

面接日程の確定後にどうしても外せない予定が入ってしまった場合は、理由を伝えたうえで再調整の依頼をすることが大切です。

また、再調整の依頼をする時には、確実に対応できる日時でこちらから候補日程を提示すると良いです。

面接を辞退する場合のメール例文

面接を辞退する時には、日程調整や担当者との連携など、企業が割いてくれた時間もあるため、失礼のないように心掛けると良いです。

また、理由に関しては「一身上の都合」「諸般の事情」などの表現で構いません。

相手から理由を尋ねられることはありませんし、もし問われた場合でも、その際に具体的な理由を答えれば問題ありません。

転職面接の日程調整メールで押さえておきたい基本マナー

面接の日程調整の際には、以下のマナーを意識して対応することが大切です。

24時間以内に返信する

企業とメールで日程調整をする時には、できるだけ24時間以内に返信することを心がけることが重要です。

返信が遅いと担当者からの印象が悪くなる可能性があります。

また、他の応募者で日程が埋まったり、内定者が出て面接ができなくなる可能性もあります。

件名は変更しない

メールの返信では、採用担当者が管理しやすいように、件名には「Re:」を残したままにして、企業から届いた件名と本文も残すことが大切です。

件名を変更したり本文を消してしまうと、何の連絡だったのか、どんな内容だったのかわからなくなる可能性があります。

本文を読みやすく整える(署名・改行)

メールの本文では、改行を適度に入れて読みやすくしたり、部署名や採用担当者の名前、要件などをわかりやすく記載することが大切です。

特に、スマートフォンから作成する場合は、書式やフォントが崩れる可能性もあるので、送信前にチェックするかパソコンで送ると安心です。

返信が遅れる場合の対応

すぐに返信できない場合は「○日の○時までには回答いたします」というように、取り急ぎでいつまでに対応できるかを伝えることも大切です。

また「出先のため」「業務中のため」など、理由を付け加えておくとより丁寧な印象になります。

文面で印象が悪くなるNG例

面接の日程調整で印象が悪くなるNG例としては、以下のようなものが挙げられます。

基本的に、上記の要素は社会人のメールマナーとして重要なポイントであるため、事前に確認しておくことが大切です。

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転職面接の日程調整メールで失敗しないポイント

転職面接の日程調整で失敗しないためには、以下のポイントを意識しておくことが大切です。

候補日程は複数提示する

面接の日程調整の候補日程は複数提示することが大切です。

特に、こちらから共有する場合には3〜5日程ほど共有しておくと、先方も調整しやすくなります。

逆に、先方から日程の候補が送られてきた時も、第一候補・第二候補と2〜3つ程度送っておくと親切です。

候補日程は基本的に10:00〜19:00にする

企業の採用面接の日時は10:00〜19:00が一般的な時間帯です。

現職の都合で19:00以降になる場合もありますが、基本的には企業の営業時間を考慮して提示することが望ましいです。

候補日程は終了時間を明記する

候補日程を提示する際は「○/○(月)13:00〜19:00終わり」のように終了時刻も記載しておくと親切です。

また「○/○(月)13:00〜」のみだと、何時まで対応できるのか分かりづらいため、対応可能な時間帯も明記することが望ましいです。

第一志望の企業の候補日程は最後にする

第一志望の企業は、他の企業の選考を含めて最後に設定する方法もあります。

他の企業の面接を受けることで面接に慣れ、第一志望の面接での緊張を軽減できる可能性があります。

第一志望の企業の面接を有利に進めるための考え方の一つとして、把握しておくと役立ちます。

直近の日程だけでなく翌週の候補日も明示する

候補日程は、翌日や翌々日の日程だけではなく、数日先の候補日、可能であれば翌週の候補日も含めて提示することが望ましいです。

直近のスケジュールのみだと企業側が調整できない場合もあるため、余裕を持って先の日程も提示することで調整しやすくなります。

併願企業がある場合のスケジュール管理

併願企業がある場合には、主に以下の2つの対応方法があります。

確実に日程の重複を避けたい場合には、企業ごとに候補日時をずらす方法が有効です。

また、同じ候補日程を送り、早い方から予定を埋めていき、候補日程が変わったら都度再度候補を送っていくのも一つの手です。

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在職中の転職面接で日程調整が難しい場合の対処法

転職活動をする人の中には、在職中で日程調整が難しい場合もあります。

ここでは、日程調整が難しい場合にどのように対処していけばよいのかを紹介します。

有給・半休を使う場合

面接企業が平日日中での対応しかできない場合には、有給・半休を使って時間を確保する方法があります。

有給・半休を取得する際には、仕事のスケジュールを調整し、会社への申請をおこなったうえで、日程に余裕を持って対応することが大切です。

オンライン面接の相談方法

企業が遠方で移動に時間がかかる場合や、仕事の都合で時間の融通が難しい場合には、オンライン面接を相談する方法もあります。

オンライン面接であれば、仕事を早めに切り上げて対応することもでき、複数社の面接を入れても移動がないため調整しやすくなります。

転職面接の日程調整をサポートしてもらう方法

面接の日程調整について自信がない場合は、転職エージェントを活用する方法もあります。

転職エージェントでは、忙しい人でも転職活動を進められるように、日程調整の仲介などのサポートを受けることができます。

また、求人探しにおいても希望に合う求人を紹介してもらえるほか、選考対策のフォローも受けられるため、転職に不安がある場合でも利用しやすいサービスです。

面接後のお礼メールの書き方

面接が終わったら、お礼メールの送付も忘れずにおこなうことが大切です。

面接後のお礼メールの書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。

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