転職面接の日程調整メールの書き方・返信マナー【ケース別例文付き】

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アクシス株式会社 代表取締役 末永雄大
新卒でリクルートキャリア入社。その後、サイバーエージェントにて集客支援を行う。 2012年転職エージェントとしてアクシス株式会社を設立。 ■Yahoo!ニュース(個人):IT/キャリアコンサルタントが語る「働き方3.0」 ■オールアバウトガイド:「キャリアプラン・転職ノウハウ」ガイド

こんにちは、自立型人材の転職・キャリア支援に特化した転職エージェント、アクシス代表の末永雄大です。

今回は、『転職面接の日程調整メールの書き方・伝え方』について解説します。

企業の人事に印象の良い面接日程調整メールの書き方を、ケース別の例文付きでご紹介しますので、ぜひ参考にして頂けたらと思います。

【ケース別例文集】面接日程調整メールのテンプレート

早速、ケース別に面接日程調整メールのテンプレートをご紹介します。

自分のケースに当てはまる例文を選び、企業名や名前を書き換えてお使いください!

 

面接日程の候補を企業に提案する場合のメール文

○○株式会社 人事部○○

お世話になっております、転職太郎でございます。

今回は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

面接の日程なのですが、下記日程はいかがでしょうか?
その他の日程でも、出来る限り柔軟に対応させていただきます。

1. 93日(金)13:00~18:30終わり
2. 98日(水) 終日調整可能
3.910(金)10:00~18:30終わり

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
―――――――――――

<ポイント>

面接日程候補の提案をする際、希望日程は箇条書きにしましょう。

曜日や終了時間も明示しておくと、人事も分かりやすく親切ですね。

また、最初から本題に入るのはNGです。例文のように挨拶やお礼を述べてから、本題に移ると好印象です。

 

企業から提示された候補日から選ぶ場合のメール文

株式会社○○ 人事部◯◯様

お世話になっております。
転職太郎でございます。

このたびは、面接日程のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、下記日程でお伺いいたします。

日時:9月4日(月)19:00〜

お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
――――――――――

<ポイント>

候補日を送ってもらったことへのお礼を忘れずに伝えましょう。

また、企業から提示された日程の中で、面接可能な日程が複数ある場合は、「第一希望・第二志望」という形でいくつか日程を提示すると良いでしょう。

 

面接日程の再調整を希望する場合のメール文

株式会社○○ 人事部○○

お世話になっております、転職太郎です。

面接日程のご提案をいただきまして、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、現職の都合上、調整が難しく、下記日程で再調整いただくことは可能でしょうか。

94()16:00~18:00終わり
97()13時以降終日調整可能
910()終日調整可能

大変お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
――――――――――

<ポイント>

企業側に面接日程候補を提示されたものの、現職の都合などで調整がつかないケースも一定あると思います。

企業側から提案された日程で調整することが難しい場合は、早めに返信するようにしましょう。

その際には、調整が難しい理由を詳細に説明する必要はありません。「現職の都合にて」と理由を述べておくので十分です。

 

面接日程を最終確認・確定する場合のメール文


株式会社○○ 人事部○○

お世話になっております、転職太郎です。

面接日程候補のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

それでは、以下の日程にて貴社・○○様宛にお伺いします。

日時:94() 16:00~
場所:株式会社○○ 大阪支社ビル

お忙しい中、日程の調整をしていただき、ありがとうございます。
当日は、よろしくお願いいたします。

――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
――――――――――

<ポイント>

面接日程を最終確認・確定する際は、以下の3つを明示して、「この日程にてお伺いします」と返信しましょう。

  • 面接の日時
  • 面接の場所
  • 担当者の名前

 

また、担当者が不明な場合は、メールで事前に確認をしておくことをオススメします。

 

面接を辞退する場合のメール文

○○株式会社 人事部○○

お世話になっております、転職太郎です。

94日(木)13時より貴社の面接に伺うお約束でしたが、一身上の都合により、
今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
誠に身勝手なこととは存じますが、ご理解いただきますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
――――――――――

<ポイント>

「辞退のメールは必ず送らなきゃいけないの?」と疑問に感じる人もいるかもしれませんが、辞退メールは必ず送りましょう。

面接の日程調整など、企業はあなたの面接のために貴重な時間を割いていますので、失礼のないように心掛けてください。

また、理由に関しては「一身上の都合」「諸般の事情」などの表現で構いません。

相手から理由を尋ねてくることもあまりありませんし、もし理由を問われたとしても、その際に具体的な理由を答えれば大丈夫です。

 

ビジネスメールで押さえておきたい基本的マナー

転職面接の日程調整のメールのみならず、全てのビジネスメールに共通する基本的なマナーを押さえておく必要があります。

今回ご紹介する3つのマナーを確認し、適切なメールを送るように心がけましょう。

 

出来るだけ早く返信する

企業とのメールでのやり取りをする際は、出来るだけ早く返信することを心がけましょう。

メールの返信が遅い人は、企業からの信用を失ってしまうこともあります。

面接前の印象を良くするためにも、早く返信することを心がけるべきです。

件名は変更しない

メールの件名は、途中で変更しないようにしましょう。

件名を変更すると、相手が何のメールだったのか迷ってしまう可能性もあります。

署名をつける

メール文の最後には、必ず署名を入れましょう。

最低でも、「氏名・携帯番号・メールアドレス」の3点は記載しておくべきです。

 

日程調整メールで押さえておきたい5つのポイント

日程調整メールで人事に好印象を持ってもらう為に、以下の5つのポイントを意識する必要があります。

意外と見落としがちなポイントもあるので要チェックです!

 

  • 候補日程は複数提示する
  • 候補日程は基本的に10:00~19:00にする
  • 候補日程は終了時間を明記する
  • 第一志望の企業の候補日程は最後にする
  • 直近の日程だけでなく数日先の候補日も明示する

 

では、それぞれのポイントについて解説していきましょう。

直近の日程だけでなく数日先の候補日も明示する

候補日程は、翌日や翌々日の日程だけではなく、数日先の候補日も含めて提示するようにしましょう。

直近のスケジュールだと企業が日程調整できないこともあるため、少し余裕を持って数日先の候補日も提示すると、人事の方も日程を調整しやすいです。

候補日程は複数提示する

企業の人事は他の転職者の選考も並行して進めており、企業の予定と自分の候補日程が合わないこともあるため、候補日程は複数提示するようにしましょう。

最低でも3つ以上の日程を提示しておくのがオススメです。

候補日程は基本的に10:00~19:00にする

企業の中途採用面接は、開始時間が10:00〜19:00が一般的なので、その中で候補日程を提示するようにしましょう。

現職の都合で19:00までに面接を受けることが難しい方もいると思いますが、転職活動の時間をしっかり確保し、上記の時間の範囲内で候補日程を送った方が良いですね。

候補日程は終了時間を明記する

候補日程を提示する際は、「〇/〇(月)13:00~19:00終わり」のように終了時刻を必ず明示しましょう。

「〇/〇(月)13:00~19:00」と書かれているだけだと、19:00終了なのか19:00開始なのか企業の人事が迷ってしまいますので、気をつけましょう。

第一志望の企業の候補日程は最後にする

第一志望の企業は、その他の企業の選考を含めて一番最後に設定しましょう。

他の企業の面接を受けることで少しずつ面接に慣れてくるので、第一志望の面接での緊張を減らすことができます。

第一志望の企業の面接を有利に進める為のコツとして、覚えておきましょう。

会社のメールアドレスは使わない

転職活動でのメールのやり取り全てに言えることですが、会社のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスを使用するようにしましょう。

会社のメールアドレスを使ったやり取りは、社内の人に見られてしまう危険性もあります。

また、企業の人事から「リスク管理が出来ない人」と思われる可能性もあるので、会社のメールアドレスの使用は避けるべきです。

 

面接日程調整など求人企業とのメールのやり取りが面倒な方へ

求人企業との面接日程メールのポイントをレクチャーしてきましたが、現職で忙しく仕事をしながら企業とメールのやり取りをするのは、実際ストレスがかかりますよね。。

求人企業とのやり取りが面倒な方は、転職エージェントを利用することがオススメです!

なぜならば、転職エージェントが企業とのメールや連絡のやりとりを代行・対応してくれるため、企業と直接やり取りする必要が無くなるなり、面接対策に集中

とはいえ、キャリアコンサルタントは経験もスキルも正直ピンキリなので、優秀なキャリアコンサルタントに当たるためには、複数の転職エージェントに登録しておく事をオススメします。

22歳から34歳の方は必ず登録すべき!大手エージェント


30代前半ぐらいまでの方で多いのが、自分の進むべき業界・職種が定まっていないケースです。
そういった方は幅広い業界・職種の求人を扱う大手エージェントにまず登録し、コンサルタントと壁打ちしながらキャリア相談をしてみるのがオススメです。

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リクルートエージェントの評判を元社員が大暴露!【利用者の口コミ付】

2019.01.25

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【デメリット】
  1. 担当のキャリアアドバイザーによって転職サポートの質が異なる可能性がある

こんな人がおすすめ!
  1. 転職を考えている20代の方
  2. 将来的なキャリアプランについてキャリアアドバイザーに相談してみたい方

マイナビエージェントの評判は?転職のプロが本当に利用すべきか解説!

2018.06.04

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dodaの評判って?利用すべき?現役の転職エージェントが徹底解説!

2019.02.20

年収500〜600万円以上の転職を目指す方向け


※ハイクラス求人は絶対数が少ないため網羅するためにも、転職サイトと転職エージェントは両方に登録しておくのがオススメです。

企業の採用責任者やヘッドハンターからオファーが届く!
年収500万円以上の優良求人が多数掲載されている転職サイト

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【メリット】
  1. 年収600〜1500万円のハイクラスの求人の量が豊富で、国内トップクラス
  2. 企業数5000社以上!年収レンジが高い質の求人が揃う
  3. ビズリーチに加盟・提携している中小規模のヘッドハンター・転職エージェントからもスカウトやヘッドハンティングを受ける事ができる
【デメリット】
  1. 現在の年収が300~400万円程で、明確な専門性やマネジメント経験などがない転職者は対象になり得ない可能性があります
  2. 個人の転職者はスカウトメールを受け取る事は無料だが、具体的な求人の内容を閲覧するためには有料会員として月額5000円を支払う必要があります

こんな人がおすすめ!
  1. 何かしらの専門性やマネジメント経験をお持ちの人
  2. 今後年収500~600万以上、もっと言えば800~1,200万円を目指していきたいハイキャリア志向の人
  3. ビズリーチには多くの実力のある中小ヘッドハンターが加盟しているので、有名ヘッドハンターとのコネクションを作りたい方

ビズリーチ(BIZREACH)の評判って?転職エージェントによる徹底分析!

2017.03.19

マネジメント層や専門職といったミドル・ハイレイヤーの求人が豊富。
外資系企業やコンサルティングファームなどの転職サポートにも強みを持つ転職エージェント

特徴
【メリット】
  1. 年収600~1500万円の高年収の非公開求人を大量に保有
  2. 30代~40代の役職者(マネジメント層)やスペシャリストの転職にも強み
  3. 高年収求人領域では国内最大手の転職エージェント(転職エージェント業界全体でもリクルート、dodaに次いで国内3位)
  4. 企業担当のリクルーティングアドバイザーと転職者担当のキャリアアドバイザーが同一人物が対応・担当するので、ミスマッチがなく、丁寧な提案やフォロー、年収などの条件交渉をしてもらえる。(リクルート、doda、マイナビは企業の担当者と転職者の担当者が別)
【デメリット】
  1. 現在の年収が300~400万円程で、明確な専門性やマネジメント経験などがない場合は対象になりづらい
  2. 同一人物が企業担当も個人担当も兼任しているメリットの裏返しとして、企業担当が担当している企業へ傾聴してしまっているケースもあるようです

こんな人がおすすめ!
  1. 現状、何かしらの専門性やマネジメント経験をお持ちの方
  2. 今後年収500~600万以上、もっと言えば800~1,200万円を目指していきたいハイキャリア志向の方
  3. 外資系企業の求人の取扱も国内トップクラスなので外資系企業の求人をご希望の方

JACリクルートメントの評判・口コミから分かる利用すべき人  

2018.10.15

女性の転職支援に特化した、転職エージェント

女性の転職に強みを持つ転職エージェント。
女性に人気の事務職(総務・庶務・秘書・営業事務・経理事務など)の求人も豊富

※サポート可能エリアが1都3県に限られます。
それ以外の方は、全国規模でサポート可能で、女性向けや事務職求人などの豊富な求人をもつマイナビエージェントリクルートエージェントへの登録がおすすめです。

特徴
【メリット】
  1. 女性のアドバイザーが担当!きめ細やかなサポートがウリ
  2. 未経験からでも挑戦できる職種も多数!
  3. 女性の転職に10年以上のノウハウ
【デメリット】
  1. 40代以上の求人が少なく感じられるかも知れません

こんな人がおすすめ!
  1. 女性の転職に特化しているので全ての女性にオススメです!
  2. 「出産を視野に入れたキャリア形成について相談に乗って欲しい」など、女性ならではの転職の悩みに関しても相談したい人

@type女性の転職エージェントの評判は?誰が使うべき?

2018.10.25

エンジニアやデザイナー、クリエイターの転職に特化した転職エージェント

マイナビ新卒やマイナビエージェントでお付き合いのある企業とのコネクションを生かした、幅広い求人提案がウリ。

特徴
【メリット】
  1. あなたの転職希望先IT企業の面接対策を実施!
  2. IT業界に精通するプロの専任キャリアアドバイザー!
  3. あなたが知りたいIT企業の情報をどこよりも数多く所有!
【デメリット】
  1. 自分とは合わないキャリアアドバイザーに当たる場合も

※リスクを回避するためにマイナビITと同時にレバテックキャリアへの登録をおすすめします。

こんな人がおすすめ!
  1. IT業界を知り尽くすプロフェッショナルの話をまずは聞きたい方!
  2. 自分のキャリアで「どのくらいの企業にいけるのか」「どのくらいの年収になるのか」を知りたい方!
  3. 希望するIT企業の非公開求人を教えてほしい!

マイナビITの評判・口コミから分かる利用すべき人

2018.10.29

エンジニア・クリエイター向けのフリーランス支援サービスも展開。 豊富な情報量×きめ細やかなサービスに強み。

特徴
【メリット】
  1. フリーランス領域でも事業を展開。エンジニア・クリエイターの方に寄り添ったアドバイザリングに強み
  2. IT・Web業界トップクラスの求人数!
  3. エンジニアとクリエイターの為に設計されている独自のフォローアップ体制
  4. 現役エキスパートエンジニアから応募書類の添削を受けられる
【デメリット】
  1. IT・Web業界が全くの未経験の転職者は対象になりづらいです

こんな人がおすすめ!
  1. IT・Web業界への転職を希望している方
  2. IT・Web業界に詳しく、知見のあるキャリアアドバイザーからサポートを受けたい方

レバテックキャリアを使うべき人はどんな人?評判をもとに徹底分析!

2018.07.19

レバテックキャリアのサービスへのこだわりを徹底取材!

2018.11.18

まとめ

いかがでしたでしょうか?

この記事が、転職面接の日程調整メールを書く際の参考になれば幸いです。

また、面接が終わったら、お礼メールを送るのを忘れないようにしてくださいね!

※お礼メールの書き方は、こちらの記事(転職面接で役立つ!好印象なお礼メールの書き方!返信マナーも伝授!)で解説しています。