転職面接の日程調整メールの書き方・返信マナー【ケース別例文付き】

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こんにちは、自立型人材の転職・キャリア支援に特化した転職エージェント、アクシス代表の末永雄大です。

今回は、『転職面接の日程調整メールの書き方・伝え方』について解説します。
企業の人事に印象の良い面接日程調整メールの書き方を、ケース別の例文付きでご紹介しますので、ぜひ参考にして頂けたらと思います。

日程調整をお願いしたからといって人事の評価が下がる可能性は低い

「現職が忙しくて、終業後や土日でないと面接に行けない」「打診された日程での参加が難しい」ということで面接日程の調整をお願いしたら評価が下がってしまうのでは?と心配される方も多いのではないでしょうか?

日程の変更をお願いしたからといって、評価が下がってしまうという可能性は低いです。

しかし、そのやり取りにおけるあなたのマナーや対応、姿勢がビジネスマンとして常識的かどうかという点で評価を下げてしまう可能性は高いです。

まだ一度もあなたに会ったことのない企業の採用担当者にとって、面接前の日程調整のメールのやりとりは、「あなた」がどういう人物なのかを知る大切な情報です。

このやりとりだけで合否が決まることは決してありません。

しかし、メールの返信が稚拙であったり、返信が遅いと、「常識的なビジネスマナーがなさそう」「うちへの志望度が低いのでは?」という印象を抱いてしまうものです。

どんなに面接で良いアピールをできたとしても、面接前のこういったやりとりの印象がイマイチだと、総合評価が下がってしまいお見送りになるケースがないとは言えません。

【ケース別テンプレ付き】面接日程調整メールはこう送れ!

早速、ケース別に面接日程調整メールのテンプレートをご紹介します。

自分のケースに当てはまる例文を選び、企業名や名前を書き換えてお使いください!

面接日程の候補を企業に提案する場合のメール文

面接日程候補の提案をする際、希望日程は箇条書きにしましょう。

曜日や終了時間も明示しておくと、人事も分かりやすく親切ですね。

また、最初から本題に入るのはNGです。挨拶やお礼を述べてから、本題に移ると好印象です。

○○株式会社 人事部○○

お世話になっております、転職太郎でございます。

今回は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

面接の日程なのですが、下記日程はいかがでしょうか?
その他の日程でも、出来る限り柔軟に対応させていただきます。

1. 93日(金)13:00~18:30終わり
2. 98日(水) 終日調整可能
3.910(金)10:00~18:30終わり

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
―――――――――――

企業から提示された候補日から選ぶ場合のメール文

候補日を送ってもらったことへのお礼を忘れずに伝えましょう。

また、企業から提示された日程の中で、面接可能な日程が複数ある場合は、「第一希望・第二志望」という形でいくつか日程を提示すると良いでしょう。

株式会社○○ 人事部◯◯様

お世話になっております。
転職太郎でございます。

このたびは、面接日程のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただいた日程の中から、下記日程でお伺いいたします。

日時:9月4日(月)19:00〜

お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
――――――――――

面接日程の再調整を希望する場合のメール文

企業側に面接日程候補を提示されたものの、現職の都合などで調整がつかないケースも一定あると思います。

企業側から提案された日程で調整することが難しい場合は、早めに返信するようにしましょう。

やむを得ず、営業時間外の面接を依頼しなくてはならない場合や、土日の面接を依頼したい場合は、その旨のお詫びをしっかりと述べましょう。

その上で、「営業時間外や土日の面接対応が難しい場合は、平日の日中の時間帯に面接にお伺いできるよう調整を致します」といったように、企業任せにせず、自分が調整をするという姿勢を示すことも大切です。

株式会社○○ 人事部○○

お世話になっております、転職太郎です。

面接日程のご提案をいただきまして、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、現職の都合上、調整が難しく、下記日程で再調整いただくことは可能でしょうか。

94()16:00~18:00終わり
97()13時以降終日調整可能
910()終日調整可能

大変お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
――――――――――

面接日程を最終確認・確定する場合のメール文

面接日程を最終確認・確定する際は、以下の3つを明示して、「この日程にてお伺いします」と返信しましょう。

  • 面接の日時
  • 面接の場所
  • 担当者の名前

また、担当者が不明な場合は、メールで事前に確認をしておくことをオススメします。


株式会社○○ 人事部○○

お世話になっております、転職太郎です。

面接日程候補のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

それでは、以下の日程にて貴社・○○様宛にお伺いします。

日時:94() 16:00~
場所:株式会社○○ 大阪支社ビル

お忙しい中、日程の調整をしていただき、ありがとうございます。
当日は、よろしくお願いいたします。

――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
――――――――――

面接を辞退する場合のメール文

「辞退のメールは必ず送らなきゃいけないの?」と疑問に感じる人もいるかもしれませんが、辞退メールは必ず送りましょう。

面接の日程調整など、企業はあなたの面接のために貴重な時間を割いていますので、失礼のないように心掛けてください。

また、理由に関しては「一身上の都合」「諸般の事情」などの表現で構いません。

相手から理由を尋ねてくることもあまりありませんし、もし理由を問われたとしても、その際に具体的な理由を答えれば大丈夫です。

○○株式会社 人事部○○

お世話になっております、転職太郎です。

94日(木)13時より貴社の面接に伺うお約束でしたが、一身上の都合により、
今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
誠に身勝手なこととは存じますが、ご理解いただきますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

――――――――――
転職 太郎
住所:
電話番号:
携帯電話:
メールアドレス:
――――――――――

ビジネスメールで押さえておきたい基本的マナー

転職面接の日程調整のメールのみならず、全てのビジネスメールに共通する基本的なマナーを押さえておく必要があります。

今回ご紹介する3つのマナーを確認し、適切なメールを送るように心がけましょう。

出来るだけ早く返信する

企業とのメールでのやり取りをする際は、出来るだけ早く返信することを心がけましょう。

メールの返信が遅い人は、企業からの信用を失ってしまうこともあります。

面接前の印象を良くするためにも、早く返信することを心がけるべきです。

件名は変更しない

メールの件名は、途中で変更しないようにしましょう。

件名を変更すると、相手が何のメールだったのか迷ってしまう可能性もあります。

署名をつける

メール文の最後には、必ず署名を入れましょう。

最低でも、「氏名・携帯番号・メールアドレス」の3点は記載しておくべきです。

日程調整メールで押さえておきたい5つのポイント

日程調整メールで人事に好印象を持ってもらう為に、以下の5つのポイントを意識する必要があります。

意外と見落としがちなポイントもあるので要チェックです!

では、それぞれのポイントについて解説していきましょう。

候補日程は複数提示する

企業の人事は他の転職者の選考も並行して進めており、企業の予定と自分の候補日程が合わないこともあるため、候補日程は複数提示するようにしましょう。

最低でも3つ以上の日程を提示しておくのがオススメです。

候補日程は基本的に10:00~19:00にする

企業の中途採用面接は、開始時間が10:00〜19:00が一般的なので、その中で候補日程を提示するようにしましょう。

現職の都合で19:00までに面接を受けることが難しい方もいると思いますが、できることなら上記の時間の範囲内で候補日程を送った方が良いですね。

やむを得ず、営業時間外の面接を依頼しなくてはならない場合や、土日の面接を依頼したい場合は、お詫びをした上で、企業側に可能かの相談をしてみましょう。

その際は、「営業時間外や土日の面接対応が難しい場合は、平日の日中の時間帯に面接にお伺いできるよう調整を致します」といったように、自分が調整をするという姿勢を合わせて示すことも大切です。

候補日程は終了時間を明記する

候補日程を提示する際は、「〇/〇(月)13:00~19:00終わり」のように終了時刻を必ず明示しましょう。

「〇/〇(月)13:00~19:00」と書かれているだけだと、19:00終了なのか19:00開始なのか企業の人事が迷ってしまいますので、気をつけましょう。

第一志望の企業の候補日程は最後にする

第一志望の企業は、その他の企業の選考を含めて一番最後に設定しましょう。

他の企業の面接を受けることで少しずつ面接に慣れてくるので、第一志望の面接での緊張を減らすことができます。

第一志望の企業の面接を有利に進める為のコツとして、覚えておきましょう。

直近の日程だけでなく翌週の候補日も明示する

候補日程は、翌日や翌々日の日程だけではなく、数日先の候補日、できれば翌週の候補日も含めて提示するようにしましょう。

直近のスケジュールだと企業が日程調整できないこともあるため、少し余裕を持って先の日程も提示すると、人事の方も日程を調整しやすいです。

面接日程調整など求人企業とのメールのやり取りが面倒な方へ

求人企業との面接日程メールのポイントをレクチャーしてきましたが、現職で忙しく仕事をしながら企業とメールのやり取りをするのは、実際ストレスがかかりますよね。。

度重なる日程変更や営業時間外での面接のお願いなども、人事の印象を悪くしてしまうのでは・・・?と実際気が引ける方が多いのではないでしょうか?

求人企業とのやり取りが面倒な方は、転職エージェントを利用することがオススメです!

なぜならば、転職エージェントが企業とのメールや連絡のやりとりを代行・対応してくれるため、企業と直接やり取りする必要が無くなるなり、面接対策に集中することができるからです!

とはいえ、キャリアコンサルタントは経験もスキルも正直ピンキリなので、優秀なキャリアコンサルタントに当たるためには、複数の転職エージェントに登録しておく事をオススメします。

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まとめ

いかがでしたでしょうか?

この記事が、転職面接の日程調整メールを書く際の参考になれば幸いです。

また、面接が終わったら、お礼メールを送るのを忘れないようにしてくださいね!

※お礼メールの書き方は、こちらの記事(転職面接で役立つ!好印象なお礼メールの書き方!返信マナーも伝授!)で解説しています。